POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

El Intermediario es respetuoso de losdatos personales que le suministran sus actuales y potenciales clientes, y posibles interesados en los servicios del Intermediario, y por eso, ha implementado esta Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales (en adelante, la “Política”) donde te contamos qué Datos Personales tratamos, para qué los tratamos, cuáles son tus derechos como Titular de Datos Personales y los mecanismos que tienes para ejercerlos.

La utilización de la Plataforma del Intermediario, la celebración de contratos de prestación de servicios, y/o la aceptación expresa e inequívoca de la Política, implican que aceptas que tratemos tus Datos Personales de acuerdo con lo establecido en esta Política.

¿Cómo puedes entender mejor esta Política?

1. Definiciones. Para que puedas entender mejor la Política, te contamos que significa cada palabra que usamos a lo largo de este documento.

“Aviso de privacidad”: es la comunicación verbal o escrita donde te contamos qué Tratamiento realizamos sobre tus Datos Personales, en qué los usamos, cuáles son tus derechos y cómo puedes ejercerlos.

“Autorización”: es el consentimiento previo, expreso e informado que nos das, para tratar tus Datos Personales.

“Base de Datos”: es el conjunto organizado de Datos Personales que son objeto de Tratamiento.

“Consulta”:  es la solicitud que tú como Titular realizas para conocer la información que tenemos sobre ti en nuestras Bases de Datos.

“Datos Anonimizados”: son los datos que no te identifican de manera personal y que pueden utilizarse por el Intermediario para análisis estadísticos.

“Dato Personal”: es cualquier información que sirva para identificarte.

“Dato Personal privado”: es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para ti como Titular.

“Dato Personal Semiprivado”:  es el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesarte no sólo a ti (Titular) sino a cierto sector o grupo de personas, o a la sociedad en general. Por ejemplo, datos financieros, crediticios, de la actividad comercial o de servicios, de seguridad social, etc.

“Dato Público”: es el dato calificado como tal por la ley y todos aquellos que no sean semiprivados, privados o sensibles.

“Dato Sensible”: es el dato que afecta tu intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación, por ejemplo, datos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, como la huella dactilar, entre otros.

“Encargado del Tratamiento”: es la persona natural o jurídica, pública o privada, que realiza el Tratamiento de Datos Personales, a partir de las instrucciones que le da el Responsable del Tratamiento.  El Intermediario podrá contratar a ciertas personas o empresas para que actúen como Encargados del Tratamiento de tus Datos personales.

“Finalidad”: es el propósito para el cual el Intermediario tratará tus Datos Personales.

“Fuente”: es la persona, entidad u organización que recibe o conoce Datos Personales de Titulares en virtud de una relación comercial o de cualquier otra índole, y que suministra estos datos a un Operador de información, que a su vez los entrega al Titular.

“Operador”: es la persona, entidad u organización que recibe de la Fuente Datos Personales sobre varios Titulares, los administra y los pone en conocimiento de los Titulares bajo los parámetros de la Ley 1266 de 2008 y otras normas complementarias.

“Plataforma”: se refiere al sitio web y aplicación del Intermediario a través de la cual se prestan los Servicios.

“Productos”: se refiere a pólizas de seguros, asistencias, productos de medicina prepagada, créditos y cualquier otro producto que el Intermediario venda.

“Reclamo”:  es la solicitud que hagas para ejercer tus derechos relacionados con tus Datos Personales.

“Responsable del Tratamiento”: es la persona natural o jurídica, pública o privada que decide sobre el Tratamiento de los Datos Personales, es decir quien determina la finalidad. En este caso, el Responsable de tus Datos Personales es el Intermediario.

“Requisito de Procedibilidad”: es el paso previo que debes realizar antes de interponer una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio. Este consiste en una reclamación directa al Encargado o Responsable de tus Datos Personales.

“Servicios”: se refiere a los servicios de intermediación en los Productos que los Titulares están interesados en adquirir.

“Titular”: eres tú, la persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.

“Tratamiento”: es cualquier operación que realicemos sobre tus Datos Personales como la recolección, el almacenamiento, procesamiento, análisis, uso, circulación, transferencia, transmisión, actualización, corrección o supresión de los Datos Personales, entre otros. El Tratamiento puede ser nacional (dentro de Colombia) o internacional (fuera de Colombia).

“Transmisión”: es la entrega de los Datos Personales a un Encargado del Tratamiento para que realice Tratamiento sobre los Datos Personales, de acuerdo a las instrucciones que le dé el Responsable del Tratamiento dentro o fuera del territorio de la República de Colombia.

“Transferencia”: es la entrega de los Datos Personales para que otro Responsable del Tratamiento realice Tratamiento sobre los Datos personales de manera autónoma, dentro o fuera del territorio de la República de Colombia.

• Alcance. Esta Política aplica para todos los Datos Personales en poder del Intermediario quien actúa en calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales.

• 3.      Principios del Tratamiento de Datos Personales. El Tratamiento de Datos Personales los haremos de acuerdo con los principios contenidos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012 y en el artículo 4 de la Ley 1266 de 2008, y las normas que las actualicen o modifiquen, los cuales se resumen a continuación:
• Finalidad: el Tratamiento debe tener un propósito legal de acuerdo con la Constitución y la ley el cual debemos informarte.
• Necesidad y razonabilidad: los Datos Personales que tenga el Intermediario deben ser los necesarios para cumplir las finalidades del Tratamiento.
• Temporalidad: el tiempo durante el cual tratemos los Datos Personales debe ser el necesario para alcanzar la finalidad para la cual los hemos recolectado.
• Libertad: el Tratamiento de los Datos Personales sólo podemos realizarlo con tu autorización previa, expresa e informada. Los Datos Personales que recolectemos no podrán ser obtenidos o divulgados sin tu previa autorización, o sin un mandato legal o judicial.
• Veracidad: la información sujeta a Tratamiento debe ser cierta, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. No daremos tratamiento a datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
• Transparencia: debemos garantizarte el derecho a obtener del Intermediario, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de tus Datos Personales en las Bases de Datos del Intermediario.
• Acceso y circulación restringida: los Datos Personales que no son públicos, solo serán tratados por las personas que necesiten hacerlo para cumplir con la finalidad.
• Seguridad: El Responsable y Encargado del Tratamiento de los Datos Personales debe cumplir con todas las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para dar seguridad a los Datos Personales evitando su modificación, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• ▪         Confidencialidad: todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales que no tengan la naturaleza de públicos, deben garantizar la reserva de la información.
• No discriminación: no realizaremos ningún acto de discriminación por los Datos Personales recaudados.
• Reparación: es nuestra obligación indemnizar los perjuicios causados por las posibles fallas en el Tratamiento de Datos Personales.
• Limitación en la recolección: sólo recolectaremos los Datos Personales que sean necesarios para el cumplimiento de las finalidades del Tratamiento.

• ¿Cuándo recolectamos tus Datos Personales y qué Datos Personales recolectamos?

Recolección de Datos.El Intermediario recolecta Datos Personales de los Titulares en los siguientes casos:

• Cuando los Titulares visitan nuestra Plataforma y solicitan la oferta de algún Producto.
• Cuando los Titulares brindan Datos Personales de forma voluntaria, por ejemplo, al adherirse a los correos electrónicos del Intermediario.
• Cuando los Titulares brindan sus Datos Personales para que el Intermediario realice un chequeo en bases de datos públicas, a través de herramientas de validación de identidad.
• Cuando los Titulares usan los Servicios del Intermediario.
• Cuando los Titulares diligencias formularios en páginas web u otras fuentes de información ya sean físicas o digitales.
• Cuando vas a celebrar un contrato de cualquier tipo con el Intermediario.

Información recolectada: El Intermediario podrá pedirte o recolectar, salvo las excepciones relacionadas con datos sensibles o datos de niños, niñas y adolescentes, los datos que sean necesarios para cumplir la finalidad, los cuales son –entre otros- los siguientes: nombre y apellidos, nacionalidad, edad, estado civil, número de identificación y fotocopia del documento de identidad, fecha y lugar de nacimiento, dirección de correspondencia, teléfono de contacto, correo electrónico, fotografías recientes, sexo, Datos Personales que el Intermediario reciba de terceros entre ellos centrales de información financiera, comercial y crediticia y Operadores de información de seguridad social autorizados por el Ministerio de Salud y Protección Social (Operadores de información de la PILA), entre otros, libreta militar, tarjeta profesional, historial laboral, clínica o de salud, académica y patrimonial, referencias, información judicial o disciplinaria, historia clínica, lugar de trabajo cargo o profesión del Titular y de su cónyuge o compañero permanente y de sus parientes, hoja de vida, certificado de afiliaciones a la EPS, fondo de pensiones y cesantías, datos del representante legal, referencias, antecedentes comerciales, composición accionaria, información financiera (ingresos y gastos), información de deudas, información de capacidad de pago, score crediticio, información comercial, antecedentes judiciales y penales, historial de navegación en la Plataforma, historial de compras, historial de casos abiertos con servicio al cliente, información que reposa en los burós de crédito o centrales de riesgo, información sobre los bienes que posee el Titular, y cualquier otro dato que se requiera para prestar los Servicios.

Te aclaramos que utilizamos herramientas de validación de identidad, que nos permite consultar tu información en bases de datos públicas que incluye, pero no se limita a procuraduría, registro único de tránsito, tu información del régimen de seguridad social, contraloría, policía nacional y listas restrictivas internacionales.

Datos de carácter sensible y su tratamiento. Teniendo en cuenta las características denuestro Servicio, el Intermediariorequiere realizar el Tratamiento de algunos Datos Sensibles como tu historia clínica o la foto de tu cédula que contiene tu huella y tus fotos, y en algunos casos requiere el análisis de dicha información a través de técnicas biométricas.

Sin embargo, el Intermediario solo recopilará y tratará Datos Sensibles en los casos permitidos por la ley. En estos casos, te informaremos que no estás obligado a suministrar Datos Sensibles o a autorizar su Tratamiento. Si no estuvieras en disposición de autorizar el Tratamiento de tus Datos Sensibles, el Intermediario no podrá continuar con el proceso de validación de identidad, y por ende le será imposible continuar con los Servicios. Si nos das tu autorización para tratar tus Datos Sensibles, los recopilaremos y trataremos únicamente para las finalidades descritas en esta Política.

Datos personales relacionados con menores de edad. El Intermediario sólo usará, almacenará y realizará tratamiento de Datos Personales de menores de edad que sean de naturaleza pública o que sean absolutamente necesarios para prestar los Servicios. A los Servicios del Intermediario, únicamente podrán acceder mayores de edad, o menores de edad debidamente representados por sus tutores.

• 5.      ¿Para qué recolectamos tus Datos Personales?

Generalidades de la Finalidad. El Intermediario realizará el Tratamiento de los Datos Personales de acuerdo con las condiciones establecidas por el Titular para el desarrollo de su actividad económica. En general, el Intermediario recolectará, almacenará, organizará, circulará, usará, transmitirá y transferirá los Datos Personales de acuerdo con las finalidades que se establecen a continuación: Cumplir con la actividad económica del Intermediario;conservar y administrar la información de la relación comercial de los Titulares;dar cumplimiento a los deberes legales, contables, comerciales y regulatorios que le aplican al Intermediario;acceder, recolectar y procesar los Datos Personales que el Intermediario reciba de terceros, entre ellos centrales de información financiera, comercial y crediticia y Operadores de información, entre ellos operadores de seguridad social autorizados por el Ministerio de Salud y Protección Social (Operadores de Información del PILA) y centrales de información crediticia; controlar y preservar la seguridad de las personas, bienes e información del Intermediario;cumplir el objeto de la relación comercial que el Intermediario tenga con los Titulares; alojar los Datos Personales del Titular en los servidores de sus proveedores; cuando la información deba ser revelada para cumplir con leyes, regulaciones o procesos legales, para detener o prevenir fraudes, ataques a la seguridad del Intermediario o de otros, así como para prevenir problemas técnicos o proteger los derechos de otros; prevenir y constatar la comisión de delitos o conductas delictivas por parte de los Titulares, para lo cual se podrán consultar distintas bases de datos, listas restrictivas nacionales e internacionales y fuentes, tales como bases de datos de la Policía Nacional, Contraloría, Interpol, FBI, OFAC, entre otras, así como las redes sociales correspondientes; cumplir con las regulaciones de prevención contra el lavado de activos y financiación del terrorismo; mantener comunicación directa con los Titulares para efectos contractuales, informativos y comerciales; la realización de análisis estadísticos, comerciales, financieros, sociales, administrativos o técnicos; compartir la información con autoridades gubernamentales o entidades reguladoras según lo requiera la ley aplicable o de acuerdo con una orden administrativa, de un tribunal o similar; comprobación y verificación de la identidad y antecedentes penales, disciplinarios, financieros y crediticios de los Titulares; transmitir, transferir y suministrar la información y los Datos Personales de los Titulares a otras empresas para la prestación de los Servicios, contactar al Titular a través de internet o de llamadas telefónicas, correspondencia física y telefónica, mensaje de texto, WhatsApp, Instagram, Facebook, Twitter, LinkedIn, Telegram, Messenger o cualquier otra red social y/o plataforma de videoconferencia con el fin del desarrollo contractual; transmitir, transferir y suministrar la información y Datos Personales de los Titulares a aliados comerciales o a otras sociedades o personas nacionales y/o internacionales que el Intermediarioencargue para realizar el Tratamiento de la información y cumplir con las finalidades descritas en esta Política y el objeto de la relación comercial con los Titulares, o para que dichos terceros asuman la posición de Responsables; realizar actividades de mercadeo, como lo son estudios de mercado, y realizar actos de promoción de Productos, entre otros conceptos similares; transmitir, transferir y suministrar la información y Datos Personales de los Titulares a terceros nacionales o internacionales, en aquellos casos en que el Intermediario tenga el interés de comercializar en cualquier forma los Datos Personales como un activo de naturaleza comercial; atender Consultas, peticiones, solicitudes, acciones y Reclamos, hechas por el Titular; realizar invitaciones a eventos; los Datos Personales podrán ser utilizados, entre otros, como prueba en cualquier tipo de proceso, realizar reportes ante las bases de datos de Operadores de información crediticia y de naturaleza comercial, para el envío de facturas o otros documentos, para consultar la información de los Titulares en burós de crédito o centrales de riesgo y determinar el perfil de riesgo del Titular, cumplir con la propuesta de valor y el nivel de servicio ofrecido a cada cliente; transmitir, transferir y suministrar, a título gratuito u oneroso, la información y Datos Personales de los Titulares a aliados comerciales nacionales y/o internacionales para que estos contacten a los Titulares para ofrecerles sus productos, información o servicios que a juicio del Intermediario puedan ser de interés del Titular; para realizar reportes ante las bases de datos de Operadores de información crediticia y de naturaleza comercial; reportar a las centrales de información, sobre el cumplimiento o incumplimiento de las obligaciones por concepto de la prestación del Servicio o por cualquier otra obligación que haya adquirido con el Intermediario, o quien este designe; mejorar servicios, y todas aquellas actividades asociadas a la relación comercial o vínculo existente o por existir con el Intermediario, así como evaluar la necesidad de nuevos servicios y productos para nuestros clientes, para ejecutar acciones de perfilamiento comercial, prospección, hábitos de consumo, analítica, identificación de tendencias de mercadeo, definición de patrones, con o sin uso de herramientas de inteligencia artificial, entre otros métodos de aprovechamiento de datos con el propósito de mejorar los Servicios, definir perfiles de consumo de los clientes, con el fin de realizar análisis estadísticos o mejorar los procesos de mercadeo y venta de los Servicios del Intermediario; para realizar estudios y estrategias de mercadeo y publicidad; para realizar labores de mercadeo y remitir publicidad del Intermediario y/o de terceros aliados comerciales, hacer seguimiento de las ofertas y determinar intenciones del cliente; para optimizar las funcionalidades de la Plataforma; realizar modelos de riesgos y análisis de crecimiento de negocio, para adelantar una adecuada gestión del riesgo crediticio, para gestiones de cobranza, para validar la información del Titular en listas restrictivas a través de herramientas de validación de identidad, informar sobre el alcance y características de los servicios del Intermediario, soluciones nuevas y existentes, y todas aquellas finalidad que sean necesarias para prestar los Servicios.

Transmisión y Transferencia de Datos Personales: El Intermediario podrá transferir o transmitir Datos Personales a uno o varios Encargados o Responsables ubicados dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tú nos autorices para esto, o cuando la ley o un mandato administrativo o judicial nos lo ordene. Con la aceptación de esta Política nos autorizas a transferir o transmitir tus Datos Personales a nuestros aliados, proveedores, o prestadores de servicios computacionales en la nube únicamente para las Finalidades establecidas en esta Política.Es importante aclararte, que en caso de que el Intermediario transmita tus datos a terceros, aquellos tratarán tus Datos Personales de acuerdo a esta Política, pero si transferimos tus Datos Personales, tus Datos Personales se tratarán de conformidad con su la política de protección de datos del nuevo Responsable.

• ¿Qué sucede con la autorización que nos das para tratar tus Datos Sensibles o si vamos a usar tus Datos Personales para otra Finalidad?

Autorización para el Tratamiento de Datos Sensibles: Cuando el Intermediario recolecte Datos Sensibles o de menores de edad se deben cumplir los siguientes requisitos:

• Tu Autorización debe ser explícita;
  • Te informaremos que no estás obligado a autorizar el Tratamiento de dicha información.
  • Te informaremos de forma explícita y previa qué Datos Sensibles vamos a tratar y la Finalidad del Tratamiento;

Autorización para nuevos usos o finalidades: El Intermediario solicitará tu Autorización para nuevos usos de tus Datos Personales, para lo cual publicaremos los cambios en la Política en nuestra Plataforma o en cualquier medio que estimemos conveniente, y te notificaremos sobre el cambio. En caso de que no estés de acuerdo con las nuevas Finalidades, podrás revocar la Autorización y suprimiremos tus Datos Personales, en caso de que no tengamos ningún deber legal de conservarlos.

Abstención de toma de Datos referidos a antecedentes penales. El Intermediario únicamente tratará tus Datos Personales que tengan que ver con los antecedentes penales con el único y exclusivo fin de garantizar legalidad de sus operaciones, la seguridad del Intermediario y de sus grupos de interés, y para prevenir fraude y operaciones de lavado de activos y financiación del terrorismo.

• ¿Qué es el Aviso de Privacidad y para qué lo usamos?

Aviso de Privacidad. Mediante el Aviso de Privacidad que aparecerá en nuestra Plataforma, te informaremos sobre la existencia de nuestras políticas y procesos de Tratamiento de Datos Personales, así como las características del Tratamiento que le daremos a tus Datos. Este aviso tendrá la siguiente información: (i) identidad, domicilio y datos de contacto del Intermediario; (ii) tipo de Tratamiento al cual serán sometidos tus Datos Personales y su Finalidad; y (iii) los mecanismos generales dispuestos por el Intermediario para que conozcas la Política de Tratamiento y los mecanismos para la consulta de tus Datos Personales. El Intermediario conservará copia del modelo de Aviso de Privacidad que competiremos contigo mientras se lleve a cabo el Tratamiento de los Datos Personales y perduren las obligaciones que de éste deriven. El Intermediario o el Encargado podrá emplear medios informáticos, electrónicos o cualquier otra tecnología para el almacenamiento del modelo. El Aviso de Privacidad de Tratamiento de los Datos Personales está para la disposición y consulta a través de la Plataforma.

• ¿Qué son las “Cookies” y para que las usamos?

Cookies. Una cookie es un fichero (archivo) inofensivo que se descarga en tu dispositivo al acceder a determinadas páginas web. Las cookies nos permiten, entre otras cosas, almacenar y recuperar información sobre los hábitos y tendencias de navegación de un usuario o de su equipo de cómputo. El Intermediario utiliza cookies propias y de terceros (por ejemplo: HubSpot, Core o Google Analytics).

Información que almacenan las cookies. Las cookies almacenan información de carácter técnico, como, por ejemplo, preferencias personales, personalización de contenidos, información que has llenado previamente en un formulario para evitar que la tengas que volver a llenar, tus interacciones con nuestra Plataforma, entre otra información que nos permite recordarte.

Finalidades para las cuáles utilizamos la información recolectada a través de cookies. El Intermediario utiliza cookies para brindarte un servicio de alto valor agregado pues guarda tus preferencias, la forma, tiempo y modo en que utilizas nuestra Plataforma, así como toda la información que pueda ser de utilidad para realizar seguimiento a tus hábitos de consumo. También las utilizamos para personalizar tu experiencia de navegación, para generar métricas y analíticas acerca de los visitantes de nuestra Plataforma y reunir información que permita hacer mejoras de contenido y servicios. No recopilaremos datos de número de tarjetas débito o crédito, u otra información de carácter financiero o crediticio. Puedes rechazar el uso de cookies mediante la configuración apropiada de tu navegador, sin embargo, debes saber que si lo haces, no realizaremos ningún seguimiento sobre tu información cuando visites nuestra Plataforma, y esta puede no funcionar adecuadamente. Si escoges desactivar las cookies, sólo usaremos una cookie en tu navegador para recordar tu preferencia de no utilizar cookies.

• ¿Qué estás manifestando cuando haces click en “autorizo el tratamiento de mis Datos Personales” de acuerdo con la Política de Tratamiento de Datos Personales de El Intermediario?

Manifestaciones de los Titulares de los Datos Personales. Al momento de suministrar voluntariamente tus Datos Personales y/o conceder la autorización por escrito, manifiestas que:

• Voluntariamente nos suministras tus Datos Personales y nos autorizas expresa e inequívocamente para recolectar tus Datos Personales y cualquier otra información que suministres, y para realizar cualquier otro Tratamiento sobre tus Datos Personales, de acuerdo con lo que señala esta Política.
• Fuiste informado y entiendes que los Datos Sensibles son aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación. Así mismo, que ellos pueden identificarse como los de origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, datos relacionados con el estado de salud, la vida sexual y los datos biométricos.
• Fuiste informado de que, en caso de recolección de Datos Sensibles, tienes derecho a no entregar los datos solicitados y entiendes y aceptas que en algunos casos, si no nos otorgas la autorización para el Tratamiento de tus Datos Personales, no podremos continuar con la validación de tu identidad, y por ende no podremos prestar nuestros Servicios.
• Fuiste informado acerca de las finalidades para las cuales se utilizarán tus Datos Personales y Datos Sensibles recolectados, los cuales se encuentran descritos en esta Política.
• Fuiste informado y comprendes las medidas de seguridad que El Intermediario implementa para brindar protección a los Datos Personales que recolecta y, por tanto, aceptas las mismas.
• Fuiste informado acerca de tus derechos en relación con tus Datos Personales y mecanismos para ejercerlos.
• Fuiste informado de que el Intermediario necesita estar en permanente contacto contigo y tu derecho a actualizar tus Datos Personales, estará sujeto a que verifiquemos que en realidad tienes acceso al nuevo dato de contacto que nos estás suministrando.

1. ¿Durante cuánto tiempo trataremos tus datos?

Término de la Autorización: Trataremos tus Datos Personales desde que nos otorgas la Autorización, hasta el día en que El Intermediario se disuelva y se liquide o hasta que se termine la finalidad para la cual fueron recolectados los Datos Personales.

1. 11.  ¿Cómo cuidamos tus Datos Personales?

Medidas de seguridad para la protección de los Datos Personales y otra información.Las medidas de seguridad con las quecuenta el Intermediario buscan proteger los datos de los Titulares para impedir su adulteración, pérdida, usos y accesos no autorizados. El Intermediario de forma diligente implementa medidas de protección humanas, administrativas y técnicas que razonablemente están a su alcance. Mediante esta Política aceptas expresamente estas formas de protección y declaras que las consideras convenientes y suficientes para proteger tus Datos Personales.

Política para la eliminación y/o supresión de Datos Personales. Una vez cumplida la Finalidad del Tratamiento de tus Datos Personales, y siempre que no haya un deber contractual o legal que lo impida, el Intermediario procederá a la supresión o eliminación de tus Datos Personales, para esto, tendrá en cuenta si existen derechos en cabeza de los Titulares que impidan la supresión de los Datos Personales o si existen deberes legales, contractuales o constitucionales que impidan la eliminación:.

El Intermediario informará previamente a los Titulares la decisión y el fundamento de la supresión de sus Datos Personales quienes, mediante los canales habilitados, podrán ejercer su derecho a interponer Consultas, peticiones o Reclamos respecto de dicha decisión dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la notificación. Las Consultas, peticiones o Reclamos seguirán los procedimientos establecidos en esta Política. En el evento que no haya Reclamo o petición alguna en relación con la decisión se procederá a la supresión.

Confidencialidad de los Datos Personales. El Intermediario es respetuoso de los derechos fundamentales a la intimidad, a la libertad de expresión y al buen nombre y honra de los Titulares, razón por la cual, tomará las medidas que considere pertinentes en materia de confidencialidad, tales como las siguientes: 

• ▪         Se abstendrá de divulgar parcial o totalmente la información confidencial recibida a cualquier persona natural o jurídica, entidades gubernamentales o privadas, que no haya sido autorizada previamente.
• Se abstendrá de utilizar, explotar, emplear, publicar o divulgar la información confidencial en una forma diferente a la autorizada en la Política.
• Instruirá a todas aquellas personas que eventualmente tengan acceso a la información confidencial sobre la forma de manipulación, utilización, manejo de medidas de seguridad y demás, para que dicha información permanezca con el debido manejo y protegida.
• El uso de la información confidencial se realizará observando los principios de la ética y buenas prácticas en materia de protección de Datos Personales.

Políticas de veracidad y calidad de la información.En desarrollo del principio de veracidad y calidad de la información, El Intermediario tomará las medidas necesarias para que la información que conste en sus Bases de Datos sea cierta, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Por tal razón, solicita a los Titulares la información que sea necesaria e integral para las Finalidades del Tratamiento respectivo. Igualmente, solicitará los soportes necesarios, para que la información de sus Bases de Datos sea comprobable y cierta. Para los efectos anteriores, El Intermediario implementara las siguientes medidas:

• Tomará todas las medidas para que, en la recolección de la información de los Titulares, se obtenga información completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Se abstendrá de realizar el Tratamiento de Datos Personales de los Titulares, con información parcial, incompleta, fraccionada o confusa.
• Verificará la identidad de los Titulares y de la información que le sea suministrada, solicitando los documentos de acreditación que sean necesarios en cada caso particular, pudiendo solicitar entre otros, los siguientes: Cédula de ciudadanía, RUT, antecedentes judiciales y de policía, historial crediticio, certificaciones de entidades privadas y/o públicas.

1. ¿Cuáles son tus derechos como Titular y cómo puedes ejercerlos?

Derecho de los Titulares. Tienes derecho a conocer, actualizar, rectificar tu información, y/o revocar la Autorización para el Tratamiento de tus Datos Personales. Acá te contamos en detalle cuáles son tus derechos:

• ▪         Conocer, actualizar y rectificar tus Datos Personales. Para esto, necesitamos establecer previamente la identificación de la persona que pretende ejercer este derecho para evitar que terceros no autorizados accedan a tus Datos Personales. En caso de que vayas a actualizar tus Datos Personales, primero debemos verificar que tengas acceso a los nuevos Datos Personales que nos vas a suministrar, de manera que implementaremos un mecanismo que nos permita constatar esto, en caso de que no logremos verificarlos, sólo podrás actualizar uno de tus datos de contacto (correo electrónico, teléfono, cuenta bancaria entre otros). Lo anterior, debido a que necesitamos mantener un canal de comunicación directa contigo, para efectos de cumplir con nuestras obligaciones contractuales y tú con las tuyas.
• Solicitar prueba de la Autorización otorgada, salvo que se trate de uno de los casos en los que no es necesaria la autorización, de acuerdo con el artículo 10 de la ley 1581 de 2012.
• Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a tus Datos Personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión tus Datos Personales.
• Acceder en forma gratuita a tus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
• ▪         Abstenerse de responder las preguntas sobre Datos Sensibles o sobre datos de las niñas, niños y adolescentes. En este caso, te comunicaremos que no están obligados a proveer la autorización para el Tratamiento de Datos Sensibles o datos de niños, niñas y adolescentes.
• La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la Autorización no procederá cuando tengas un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos de El Intermediario.
• El Intermediario te garantiza que el marketing directo o el estudio de mercado que recibas por correo electrónico brindará medios sencillos para que no recibas más esa comunicación por correo electrónico si no quieres. Por ejemplo, en el correo electrónico, el Intermediario te brindará un vínculo para «cancelar la suscripción» o un correo electrónico para enviar una solicitud de exclusión. En estos casos, no necesariamente se removerán tus Datos Personales de las Bases de Datos, sino que se tendrá presente y se respetará el cambio en las preferencias de marketing directo.

Procedimiento para ejercer tus derechos. En caso de que desees ejercer tusderechos, deberás enviar un correo electrónico publicado en la Plataforma. Dicho correo deberá estar dirigido a el Intermediario y se deberá especificar: (i) nombre e identificación del Titular o la persona legitimada; (ii) descripción precisa y completa de los hechos que dan lugar al Reclamo; (iii) pretensiones, (iv) dirección física o electrónica para remitir la respuesta; y (v) documentos y demás pruebas pertinentes que quieras hacer valer.

El procedimiento que seguiremos para dicha comunicación será el siguiente:

• Cuando el Titular de losDatos Personales desee consultar la información que reposa en la Base de Datos, el Intermediario responderá la solicitud en un plazo de máximo diez (10) días. En cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, cuando no podamos atender la Consulta dentro de dicho término, informaremos a los Titulares los motivos de la demora y daremos la fecha en que se atenderá su Consulta, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
  • Cuando el Titular considere que la información contenida en las Bases de Datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando crean que el Intermediario está incumpliendo sus deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un Reclamo ante El Intermediario, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

• El Reclamo deberá ir dirigido a el Intermediario con los siguientes datos: (i) identificación de los Titulares, (ii) la descripción de los hechos quedan lugar al Reclamo, (iii) la dirección, (iv) se anexarán los documentos que se quieran hacer valer. Si el Reclamo está incompleto, el Intermediario podrá pedir al Titular dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del Reclamo, que lo complete. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el Titular presente la información requerida, entenderemos que el Titular ha desistido del reclamo.
• En caso de que El Intermediario no sea competente para resolver el Reclamo, se lo compartiremos a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informaremos de la situación al Titular.
• Una vez recibido el Reclamo completo, incluiremos una leyenda que diga «Reclamo en trámite» en el lugar donde esté ubicado el Dato Personal y el motivo del Reclamo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Mantendremos la leyenda hasta que el Reclamo sea decidido.
• El Intermediario atenderá el Reclamo en un plazo máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha en que lo recibió. Cuando no podamos atender el Reclamo dentro de este término, informaremos al Titular los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su Reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio: Podrás imponer quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, pero deberás agotar el trámite de Consulta o Reclamo ante El Intermediario primero como Requisito de Procedibilidad.

1. ¿Qué deberes tiene el Intermediario respecto del Tratamiento de tus Datos Personales?

Deberes del Intermediario en su calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales. El Intermediarioestá obligada a cumplir los deberes impuestos por la ley. Por ende, debe obrar de tal forma que cumpla con los siguientes deberes:

• Garantizarte, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio de tus derechos mencionados en esta Política.
• Tratar tus Datos Personales de acuerdo a los principios establecidos en esta Política.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Actualizar la información cuando sea necesario.
• Rectificar tus Datos Personales cuando ello sea procedente.
• Suministrar al Encargado del Tratamiento únicamente los Datos Personales cuyo Tratamiento esté previamente autorizado.
• Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Comunicar de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los Datos Personales que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
• Informar de manera oportuna al Encargado del Tratamiento las rectificaciones realizadas sobre los Datos Personales para que éste proceda a realizar los ajustes pertinentes.
• Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de tus Datos Personales.
• Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
• ▪         Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

1. ¿Qué otra información necesitas conocer?

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Cambios en la política de Tratamiento y protección de Datos Personales. Cualquier cambio sustancialen la Política, te la comunicaremos oportunamente mediante la publicación de la nueva versión en nuestra Plataforma y solicitaremos tu autorización, a través del mismo medio.

Última actualización: Esta Política se actualizó por última vez el 17 de febrero de 2023.