Terminos y Condiciones

¡Bienvenido a Agente Motor!

Términos y condiciones

Política de privacidad y tratamiento de datos personales en calidad de encargado

Politica de privacidad

Términos y Condiciones

Mediante la inscripción como Usuario, al hacer clic en “solicita tu cuenta gratis”, “abrir mi cuenta ahora” u otro enlace similar, al acceder o utilizar nuestros Servicios, y/o al aceptar electrónica y expresamente los presentes Términos y Condiciones, manifiestas tu consentimiento y aceptación sobre los mismos.

¿Qué es Agente Motor?

Agente Motor es una empresa que presta servicios basados en tecnología para que los Usuarios puedan: (i) Aumentar sus ventas o ingresos, (ii) Disminuir el costo de sus procesos, (iii) Aumentar la satisfacción de sus clientes. Prestamos un servicio que consiste en poner a disposición de Usuario tecnología para automatizar y digitalizar sus procesos.

Definiciones

Las siguientes definiciones te serán útiles para comprender más fácilmente estos Términos y Condiciones:

1. Aseguradoras u otros terceros: son las entidades que están facultadas por la ley para vender los Productos que comercializas y con las cuales Tú tienes un acuerdo que te permite promocionar y comercializar sus Productos.
2. Clientes: son las personas naturales o jurídicas que adquieren Productos  a través de un Usuario.
3. Contraprestación: es la suma que Tú le pagarás a Agente Motor por los Servicios. Recuerda que cada Servicio puede tener su propia tarifa la cuál estará publicada en la Plataforma.
4. Contrato: significa el acuerdo de voluntades que contienen estos Términos y Condiciones a través del cual Tú contratas los Servicios de Agente Motor.
5. Plataforma: es el sitio web, aplicación o desarrollo informático, independientemente de su denominación, que te permitirá acceder y usar a los Servicios. El nombre de la Plataforma, su formato y funcionamiento, podrá variar según Agente Motor lo estime conveniente.
6. Productos: Todos aquellos productos que el Usuario esté habilitado por ley para comercializar productos financieros, por ejemplo, seguros, asistencias, colocaciones de crédito, entre otros.
7. Servicios: se refiere a los servicios que le permiten al Usuario acceder y usar a una plataforma tecnológica que provee Agente Motor, a través de la cual Tú podrás, entre otros:
   1. Realizar cotizaciones automáticas de Productos con diferentes Aseguradoras u otros terceros
   2. Colocar ofertas a tus Clientes
   3. Gestionar tus Clientes en lo que se refiere a la gestión de cartera y gestión de ofertas
   4. Realizar actividades de marketing
   5. Las demás actividades que se oferten en la Plataforma
8. Usuario o Tú: significa la persona natural o jurídica que tenga las autorizaciones legales para comercializar o vender los Productos de acuerdo con el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero.

¿Qué necesitas para acceder a los Servicios?

Para que puedas dar tu consentimiento y celebrar este Contrato, debes cumplir con los siguientes requisitos:

1. Tener la capacidad para celebrar un contrato.
2. Tener todas las autorizaciones e inscripciones para comercializar los Productos de acuerdo con la ley colombiana.
3. Estar vinculado y/o autorizado por una Aseguradora o quien corresponda por ley para promocionar y comercializar sus Productos.
4. Haber leído y aceptado estos Términos y Condiciones.
5. Cumplir con las recomendaciones que te haga Agente Motor en desarrollo de este Contrato.
6. Haber aportado de manera completa la documentación que te pida Agente Motor.

¿Cómo nos integramos con Aseguradoras u otros terceros?

Agente Motor pone a tu disposición la posibilidad de integrarte con las Aseguradoras u otros terceros con las que actualmente tienes un convenio, y así podrás utilizar sus servicios de manera automática desde la Plataforma.

Para poder realizar la integración con las Aseguradoras u otros terceros, deberás contar con tus credenciales de acceso al sistema de cada Aseguradora u otros terceros.

Agente Motor no realizará una verificación sobre tus convenios con las Aseguradoras u otros terceros, en ese sentido, Tú serás el responsable de cualquier daño o perjuicio que le causes a Agente Motor por la inexistencia o invalidez de cualquier convenio que tengas con una Aseguradora u otros terceros.

¿Realizamos mantenimiento a la Plataforma?

Agente Motor se compromete a efectuar actividades de mantenimiento preventivo y correctivo, con la finalidad de evitar posibles errores, fallas o intermitencias en la Plataforma. En ejecución de la obligación de manutención de la Plataforma, Agente Motor podrá deshabilitar el acceso y uso de la Plataforma para la realización de reparaciones o de mantenimientos que hayan sido programados con una anticipación de veinticuatro (24) horas, o cuando sea requerido razonablemente para garantizar la disponibilidad de los Servicios.

Los periodos de mantenimiento en el que la Plataforma se encuentre fuera de línea o deshabilitada no podrán ser considerados como generadores de perjuicios al Usuario, al considerarlos necesarios para el desarrollo y ejecución del Servicio.

¿Cuánto le pagarás Tú a Agente Motor?

Tú le pagarás a Agente Motor la Contraprestación que se indica en la Plataforma. Agente Motor tiene diversas modalidades para el pago de los Servicios donde podrás escoger la que más te convenga. 

Agente Motor se reserva el derecho a actualizar sus tarifas en cualquier momento, y te notificaremos de estos cambios a través de la Plataforma.

¿Qué obligaciones adquieres Tú con la aceptación de estos Términos y Condiciones?

1. Pagar la Contraprestación a Agente Motor.
2. Desarrollar tu actividad comercial de manera autónoma e independiente y bajo tu cuenta y riesgo.
3. Atender todas tus obligaciones legales y tributarias.
4. Cumplir con las obligaciones laborales, de seguridad y parafiscales a tu cargo, respecto de tus empleados y contratistas, de los cuales Tú serás el único empleador y contratante, respectivamente.
5. Tener capacidad legal para ofertar y enajenar los Productos que ofreces.
6. Responder ante los Clientes por los daños y perjuicios que causes por la venta de los Productos.

¿Qué obligaciones adquiere Agente Motor con la aceptación de estos Términos y Condiciones?

1. Proveer la infraestructura para el correcto funcionamiento de los Servicios.
2. Responder oportunamente a tus necesidades de acuerdo con nuestra política de Niveles de Servicios, que encontrarás en el Anexo 3.

¿Cuál es la responsabilidad de Agente Motor y cuál es la garantía de los Servicios?

Tú aceptas que los Servicios que presta la Plataforma son servicios “as is” (tal cual), lo que quiere decir que no existe garantía alguna expresa ni implícita sobre la prestación de los Servicios de la Plataforma.

Ningún tipo de información que Tú hayas recibido por algún medio por parte de Agente Motor o cualquiera de sus representantes o funcionarios, adicional a estos Términos y Condiciones, comprometerá la responsabilidad de Agente Motor ni representará garantía alguna sobre los Servicios. 

Por tal motivo, el único recurso que Tú tienes en relación con los Servicios que presta la Plataforma, será el de cancelar tu cuenta y no volver a usar la Plataforma, sin que esto implique reembolso alguno.

El Usuario acepta que las condiciones de las pólizas comparadas mediante la Plataforma tienen una vigencia, condiciones y coberturas que pueden variar de una Aseguradora u otros terceros a otros. De esta manera, Agente Motor no está obligado a garantizar una o determinadas condiciones por tiempo determinado ni mucho menos a que sean iguales pues dependerá de cada Aseguradora u otros terceros. En ese sentido, Agente Motor no se compromete a que la Aseguradora u otros terceros decida celebrar el contrato de seguro o el contrato que corresponda, ni a expedir o a emitir la o las pólizas de seguro cotizadas o cuya información se hubiere solicitado por el Usuario.

En cualquier caso, la responsabilidad de Agente Motor está limitada al valor pagado por los Servicios durante el periodo de 12 meses anteriores al evento que dio lugar a la responsabilidad, o de 100 dólares americanos si el Usuario no ha hecho ningún pago.

¿Cuál es tu responsabilidad bajo este Contrato?

Serás el único responsable frente a los Clientes y las Aseguradoras u otros terceros respecto del cumplimiento tus obligaciones en relación con los Productos que Tú vendes y deberás encargarte de las reclamaciones que se deriven de tu actividad económica como intermediario de seguros o como Usuario y, en ningún caso, vincularás a Agente Motor a la respectiva reclamación o proceso administrativo, judicial o extrajudicial, ni compartirás tu responsabilidad con Agente Motor.

Tú responderás frente a los Clientes por tus obligaciones de información y por tanto la información que suministres debe ser veraz, cierta, correcta y exacta y Agente Motor no responderá por errores en la información.

¿Qué pasa si Agente Motor o Tú incumplen sus obligaciones?

Tanto Agente Motor como Tú aceptamos mantenernos indemnes e indemnizar y eximir de responsabilidad a la otra parte, de cualquier reclamación, responsabilidad, daño, pérdida, o gasto, incluidos, entre otros, honorarios legales, que surjan de reclamaciones de los Clientes y cualquier otro tercero.

Específicamente, Tú mantendrás indemne a Agente Motor por cualquier reclamación, proceso administrativo, judicial o extrajudicial que surja como consecuencia de tu actividad económica como intermediario de seguros o como Usuario, o con conductas tuyas que violen de alguna manera la normatividad colombiana, o del país donde ejerzas tu actividad económica. En caso de que Agente Motor deba asumir algún costo derivado de alguna reclamación administrativa, judicial o extrajudicial iniciada por un Cliente o cualquier otro tercero, Agente Motor podrá repetir contra ti.

En caso de que Tú incumplas alguna de tus obligaciones con respecto a Agente Motor, responderás por los perjuicios que con ello le causes a Agente Motor, en los términos establecidos en la ley, en particular los establecidos para la responsabilidad civil contractual. Igualmente, en el caso en que Agente Motor incumpla alguna de sus obligaciones con respecto a ti, Agente Motor responderá por los perjuicios que con ello de cause, en los términos establecidos en la ley, en particular los establecidos para la responsabilidad civil contractual. Esta obligación sobrevivirá a la terminación del Contrato por cualquier causa, lo que quiere decir, que si el Contrato se termina, Tú deberás seguir respondiendo por tus obligaciones derivadas de un incumplimiento.

¿Cuáles son las reglas para usar los Servicios de Agente Motor?

Para tener acceso a los Servicios de Agente Motor debes:

1. Diligenciar el formulario de registro en todos sus campos, con datos correctos, verdaderos y actualizados.
2. Completar la información requerida de manera exacta, precisa y verdadera, y asumes el compromiso de actualizar tus datos siempre que sea necesario. Garantizarás y serás responsable, en cualquier caso, de la veracidad, exactitud, vigencia y autenticidad de los datos que entregues a Agente Motor.
3. Te obligas a mantener la confidencialidad de tu clave de acceso y a tomar las medidas de seguridad necesarias para que no ocurra ningún incidente de seguridad respecto del manejo de tu acceso a la Plataforma o cualquiera de sus módulos que tenga protección a través de claves de acceso.
4. Usar la Plataforma y la información que encuentres en ella de forma responsable. Solo puedes permitir que los usuarios autorizados por Agente Motor ingresen a la Plataforma.
5. Cumplir con las normas de protección de datos personales. Solo debes tratar los datos personales con autorización previa y expresa de su titular y exclusivamente bajo las finalidades para los cuales te autorizaron su tratamiento.

Agente Motor podrá suspender o cancelar, de manera discrecional, tu acceso a la Plataforma si identifica que estás realizando alguna operación ilegal, fraudulenta o contraria a las prácticas que se mencionan en este apartado.

¿Cómo protegemos la propiedad intelectual de ambas Partes?

La Plataforma, las soluciones y los diseños, gráficos, textos, imágenes, signos distintivos, código fuente y código objeto y demás contenido al que tienes acceso en la Plataforma, es de propiedad de Agente Motor y está protegido por la propiedad intelectual e industrial. El acceso que te da Agente Motor a la Plataformano implica cesión alguna de los derechos de propiedad industrial y de derechos de autor sobre la Plataforma. Debes abstenerte de modificar, desensamblar, descompilar o aplicar ingeniería inversa a la Plataforma; si lo haces, indemnizarás a Agente Motor por los daños que esto genere.

Tú no podrás reproducir, adaptar, distribuir, alquilar, vender, otorgar licencia o ejecutar cualquier otra forma de transferencia de la Plataforma, incluyendo los códigos de programación.

Además, debes cumplir con las condiciones mínimas de seguridad informática requeridas para el uso de la Plataforma, es decir, que debes contar con un sistema de gestión de accesos y un sistema antivirus.

Tus signos distintivos son de tu propiedad exclusiva, pero, Tú autorizas a Agente Motor para que utilice tus marcas, únicamente para efectos de publicar tu logo en nuestra Plataforma y nuestra página web. Si requerimos usar tus marcas para otra finalidad, Agente Motor te pedirá autorización antes de utilizarlas.

¿Cómo manejaremos los datos personales de los Clientes?

Durante la ejecución de este Contrato, es posible Tú debas transmitir datos personales de los Clientes. En dichos casos Agente Motor actuará como encargado de los datos personales y Tú como responsable. Al aceptar estos Términos y Condiciones, Tú aceptas tus derechos y obligaciones en materia de datos personales de este Contrato, los cuales se encuentran en el Anexo 1 – Transmisión de Datos.

Tanto Agente Motor como Tú se comprometen a cumplir con las normas de protección de datos, incluyendo la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas complementarias, o de la ley del país donde contrates Agente Motor y ejerzas tratamiento de datos personales. Cada Parte indemnizará a la otra por los perjuicios y multas que causen o se les impongan como resultado del incumplimiento de las leyes mencionadas.

Para lo anterior, con la aceptación de estos Términos y Condiciones, nos garantizas que cuentas con una política de tratamiento de datos que cumple con las normas aplicables en Colombia y todos los datos que recolectas y tratas son obtenidos con el consentimiento previo y expreso de los titulares o bajo las excepciones dispuestas para tal efecto en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015) y demás normas complementarias.

¿Cómo protegemos la información confidencial?

Agente Motor y Tú acuerdan que, para todos los efectos, considerarán como confidencial la información de la otra Parte o de terceros, que reciban durante la ejecución de este Contrato. En consecuencia, la parte receptora de la información deberá abstenerse en todo momento de divulgar en forma alguna, usar, explotar o comercializar dicha información confidencial, directa o indirectamente o en forma alguna para su propio beneficio o para el beneficio de terceros, revelar o divulgar dicha información confidencial a personas, organismos, entidades, por razón o propósito alguno, a menos que sea expresamente autorizado por la Parte que ha suministrado la información confidencial.

No se considerará información confidencial la información agregada o estadística que use Agente Motor para sacar datos agregados de sus Usuarios y de los Clientes de los Usuarios.

Agente Motor y Tú reconocen que, si usan o revelan la información confidencial, ello puede causar daños y perjuicios a la otra Parte y deberán responder por estos en los términos previstos en la ley.

Ni Agente Motor ni Tú podrán compartir con terceros información confidencial de la otra Parte, por el término de este Contrato y hasta un (1) año después de su terminación, excepto los datos personales de los Clientes que serán confidenciales mientras dure el Contrato y cuando ocurra la terminación del mismo serán borrados. Agente Motor y Tú solo podrán compartir dicha información con terceros si:

1. la información está disponible al público por razón diferente a la revelación hecha por la otra Parte;
2. la revelación se deba hacer según la ley. Cuando la otra Parte deba revelar información por causas legales, debe informar por escrito a la otra Parte para que esta pueda solicitar una orden de protección adecuada o para que la Parte que hace la revelación haga todo esfuerzo para obtener una orden de tratamiento confidencial de la información u otra garantía para que esta no sea revelada;
3. cuando la revelación se dé para hacer efectivo cualquier derecho u obligación derivado de este Contrato.

¿Cuánto dura este Contrato y cuándo se puede terminar?

Este Contrato estará vigente mientras tu cuenta en Agente Motor esté activa.

 Este Contrato se podrá terminar por las siguientes causas:

1. Cuando Agente Motor o Tú quieran terminarla, avisando a la otra Parte con treinta (30) días calendario de anticipación.
2. Unilateralmente por la parte cumplida, cuando la otra haya incumplido sus obligaciones bajo este Contrato y no haya corregido dicho incumplimiento dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la notificación del mismo por la parte cumplida. Este periodo para corregir incumplimientos no aplicará en caso de: (i) fraude, (ii) conductas delictivas (iii) obligaciones dinerarias; en estos casos, la terminación podrá darse de forma inmediata por la parte cumplida.
3. De forma inmediata por estar o ser incluido en el Boletín de Responsables Fiscales expedido por la Contraloría General de la República, en el Sistema para la Administración del Riesgo del Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo SARLAFT o en las listas restrictivas de la ONU o de OFAC, lista de personas, grupos y entidades implicados en actos terroristas y sujetos a medidas restrictivas de la Unión Europea o en la lista de organizaciones terroristas extranjeras del Departamento de Estado de los Estados Unidos.

En caso de que el Contrato termine por cualquier causa, Tú aceptas y
reconoces que seguirás siendo el responsable frente al Cliente por tus obligaciones, y mantendrás indemne a Agente Motor de acuerdo a estos Términos y Condiciones.

¿Qué ley se aplicará a este Contrato?

La Ley colombiana.

¿Puedes ceder tus derechos y obligaciones en virtud de estos Términos y Condiciones?

Tú no podrás ceder o transferir tus derechos y obligaciones derivados de este Contrato sin contar con el consentimiento previo y por escrito de Agente Motor.

¿En dónde recibirán notificaciones las Partes?

Las comunicaciones entre las Partes en relación con este Contrato se harán a través del correo electrónico que Tú registres al momento de abrir tu cuenta.

¿Cómo solucionaremos las controversias que surjan de este Contrato?

Cuando exista una controversia entre Agente Motor y Tú en relación con este Contrato, la misma será sometida una fase de arreglo directo entre Agente Motor y Tú durante un término de treinta (30) días calendario contados a partir del aviso de la existencia de la controversia por una de las Partes a la otra. Si superado el término de treinta (30) días las Partes no llegan a ningún acuerdo, toda controversia se someterá a la jurisdicción ordinaria colombiana.

¿Tus recursos provienen de actividades lícitas?

Con la aceptación de estos términos y condiciones, Tú le garantizas a Agente Motor que:

1. Todos los Productos que vendas serán vendidos cumpliendo la ley. 
2. Tus recursos no provienen de ninguna actividad ilegal y que el dinero que recibes como resultado de este Contrato no se usará para ninguna actividad ilegal.
3. No estás vinculado a delitos relacionados con el lavado de activos y financiación del terrorismo o sus delitos fuente.
4. La persona que acepta estos Términos y Condiciones tiene el poder suficiente para representarte y obligarte.

¿Cómo se modifican estos Términos y Condiciones?

Agente Motor puede hacer modificaciones a los Términos y Condiciones y a los documentos que hacen parte de los Términos y Condiciones. Agente Motor te lo comunicará, a través de los canales de notificación, cinco (5) días hábiles antes de hacer las modificaciones.

Entenderemos que has aceptado las modificaciones si continúas utilizando los Servicios de Agente Motor.

¿Qué otros documentos hacen parte de estos Términos y Condiciones?

1. El Anexo 1- Documento de transmisión de datos personales.
2. El Anexo 2 – Acuerdo de Niveles de Servicio.

¡Esto es un acuerdo total!

Estos Términos y Condiciones, así como cualquiera de sus anexos, prevalecerán sobre cualquier otro acuerdo anterior, verbal o escrito, celebrado con respecto al objeto del Contrato.

Última modificación: [17/02/2023]

Anexo 1

Acuerdo de Transmisión de Datos Personales

1. Objeto. Tú podrás transmitir Datos Personales, de Titulares (los “Datos Personales Transmitidos”), a Agente Motor, caso en el cual, Tú transmitirás los datos en calidad de Responsable y Agente Motor los recibirá en calidad de Encargado, para para las finalidades y bajo las condiciones que encuentras más adelante.

2. Duración de la transmisión. La transmisión de los Datos Personales Transmitidos tendrá la vigencia que sea necesaria para cumplir con las finalidades del Contrato.

3. Datos Personales Transmitidos. Los Datos Personales Transmitidos, tienen las siguientes características:

1. Tipos de Datos Personales Transmitidos: Nombre completo y apellido, lugar y fecha de nacimiento, nacionalidad, datos de identificación, fecha de expedición de la cédula, correo electrónico, teléfono de contacto, placas de vehículo, historia clínica, datos laborales, datos financieros y patrimoniales, datos sobre procedimientos administrativos y jurisdiccionales, datos académicos, datos de tránsito, movimientos migratorios o control de presencia, actividades y negocios o aun datos personales sensibles como datos de salud, origen étnico o racial, datos ideológicos, datos de vida sexual, datos de origen, datos biométricos o datos electrónicosy demás datos que serán requeridos para poder realizar la oferta, evaluación y contratación de los Productos comercializados.
2. Nivel de reserva y nivel de riesgo: Alto
3. Finalidades autorizadas por el titular: Las finalidades autorizadas por el Titular, podrán ser consultadas en las políticas de tratamiento de datos personales de cada una de las Partes. Las políticas mencionadas y las obligaciones consagradas frente a los Titulares de la Datos Personales Transmitidos harán parte integral del presente Acuerdo.

4. Finalidad de la transmisión. Las Partes transmiten los Datos Personales Transmitidos para las finalidades de: (i) crear usuarios en la Plataforma de Usuarios; (ii) acceder a los Servicios de Agente Motor o de terceros; (iii) emitir ofertas; (iv) para enviar publicidad de los Productos que el Usuario pueda vender al Cliente; (v) hacer seguimiento a ofertas colocadas; (vi) en general para realizar actividades de gestión de Clientes por solicitud del Usuario.

5. Obligaciones del Usuario. El Usuario en su calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales se obliga a:

1. Realizar la entrega de los Datos Personales Transmitidos a Agente Motor, de acuerdo con el protocolo de seguridad que se establece en el presente documento y atendiendo a la cadena de custodia correspondiente.
2. Conservar las autorizaciones otorgadas por los Titulares y a suministrar copia de tales autorizaciones al Encargado cuando sea requerido por una autoridad administrativa o judicial competente.
3. Cumplir con el principio de veracidad de la información respecto de los Datos Personales suministrados, realizando las verificaciones que correspondan y en atención a la información suministrada por los Titulares.
4. Informar cualquier reclamación y/o consulta de parte de los Titulares que pueda afectar la transmisión de los Datos Personales y su pacífica administración a Agente Motor.
5. Tomar las medidas de seguridad y confidencialidad que correspondan para evitar cualquier incidente de seguridad que pueda afectar la pacífica tenencia de la Datos Personales Transmitidos.
6. Advertir e informar cualquier actualización en los Datos Personales que realicen Titulares respecto de sus Datos Personales.
7. g.                 Informar a Agente Motor cuando los Datos Personales de un Titular se encuentren bajo trámite de reclamo.
8. Las demás contenidas en la Ley 1581 de 2012 y normas concordantes.

6. Obligaciones de Agente Motor: Agente Motor en su calidad de Encargado del Tratamiento de Datos Personales se obliga a:

1. Recibir la Datos Personales Transmitidos para su custodia y cuidado.
2. Cumplir con la Ley 1581 de 2012 y normas concordantes frente al tratamiento de Datos Personales que efectúe sobre los Datos Personales Transmitidos.
3. Tratar los Datos Personales únicamente para la finalidad establecida en la cláusula 4 de este documento y que los Titulares hayan autorizado.
4. Informar cualquier consulta y/o reclamo de los Titulares que involucre al Usuario y/o que pueda afectarlo.
5. Dar aplicación a las obligaciones adquiridas por el Usuario en su política de Tratamiento de Datos Personales.
6. Salvaguardar la seguridad de la Datos Personales Transmitidos, implementando todas las medidas técnicas y administrativas necesarias para asegurar un apropiado nivel de seguridad.
7. Guardar confidencialidad respecto de la Datos Personales Transmitidos. Agente Motor sólo debe dar acceso a los Datos Personales Transmitidos a las personas que necesiten conocerlos para cumplir con la finalidad de la transmisión, para lo cual deberá contar con un sistema de gestión de accesos. Así mismo, dichas personas que tengan acceso a los Datos Personales Transmitidos deberán tratarlos de conformidad con este documento.
8. Informar inmediatamente cualquier requerimiento que realice la Superintendencia de Industria y Comercio respecto de la Datos Personales Transmitidos o cualquier otra autoridad competente.
9. No realizar ningún uso indebido o ilegal de la Datos Personales Transmitidos.
10. Abstenerse de realizar la transferencia y/o transmisión de la Datos Personales Transmitidosa tercerossin la autorización previa y expresa por parte del Usuario.
11. Las demás contenidas en la Ley 1581 de 2012 y normas concordantes.

7. Incidentes de Seguridad. Cada Parte investigará de inmediato todas y cada uno de los incidentes de seguridad y deberá informar todos los incidentes de seguridad a la otra Parte, en un término no superior a 24 horas después de conocido, a través del correo electrónico de notificaciones. Dicha notificación incluirá: (i) La naturaleza del incidente de seguridad y una descripción del mismo, (ii) el número de Titulares afectados, (iii) el número y tipo de Datos Personales afectados, (iv) una descripción de las medidas tomadas para solucionar el incidente de seguridad y mitigar sus posibles efectos.

8. Ciberseguridad. Las Partes deben cumplir con medidas para garantizar la seguridad, disponibilidad e integridad de la información.

9. Condiciones del Tratamiento de la Datos Personales Transmitidos: La transmisión de la Datos Personales Transmitidos se hará en las siguientes condiciones:

1. Las personas autorizadas para el Tratamiento de los Datos Personales Transmitidos serán aquellas personas a su cargo, en condición de trabajadores o contratistas, que garanticen la reserva y seguridad de la información. Así mismo, deberán estar obligadas contractualmente a mantener la confidencialidad de la información y el cumplimiento de las demás obligaciones contempladas en este documento.
2. El territorio asignado para el uso de la Datos Personales Transmitidos es la República de Colombia.
3. La transmisión de los Datos Personales Transmitidos, se hará a través de un canal seguro y encriptado que cuente con mecanismos de autenticación y validación de integridad (que no sufra modificaciones en la transmisión).
4. Al finalizar el Acuerdo, Agente Motor suprimirá cualquier copia que pudiese haber realizado sobre los Datos Personales Transmitidos, a través de un proceso de borrado seguro. Para los efectos, emitirá comunicación escrita dirigida al Usuario, a la cual acompañará las actas y los testigos de la supresión mencionada, y en la cual certificará el cumplimiento de esta obligación.
5. Las Partes deben implementar las medidas de seguridad pertinentes, las cuales incluyen, pero no se limitan a implementar un manual de seguridad y confidencialidad de la información.

10. Declaraciones y garantías: El Usuariodeclara a favor de Agente Motor y garantiza al momento de celebración del Contrato y durante toda la vigencia de este que: (i) Cuenta con las autorizaciones de los Titulares para transmitir los Datos Personales y, (ii) Ha obtenido las Autorizaciones de los Titulares de forma legal y válida de conformidad con la ley 1581 de 2012 y demás normas concordantes.

11. Indemnidad. El Usuario acepta mantener indemne e indemnizar a Agente Motor frente a todas y cualesquiera reclamaciones, daños y costos (incluyendo los honorarios de abogados) que surjan de los actos, omisiones e incumplimientos al régimen de Habeas Data.

Anexo 2

Acuerdo de Niveles de Servicio de Soporte

1. Canales de Atención:  El Usuario tendrá acceso a los siguientes canales de atención de Agente Motor:
   1. Chat disponible en la Plataforma
   1. Correo electrónico: ayuda@agentemotor.com
2. Horarios de Atención: El Usuario podrá acceder al soporte brindado por Agente Motor, de lunes a viernes en horario de 8:00 AM a 5:30 PM hora Colombia
3. Niveles de criticidad: Las solicitudes o requerimientos elevados por los Usuarios al equipo de soporte, serán clasificados en función del impacto que tienen en la operación del Usuario, de la siguiente manera:

Crítico:	Total, indisponibilidad del servicio
Urgente:	Pérdida de funcionalidad específica para todos los casos de uso
Medio:	Pérdida de funcionalidad en casos específicos
Normal:	Otras solicitudes o dudas generales que no afectan la disponibilidad del servicio

1. Tiempos de respuesta

1. Definiciones: Los términos que se usan en esta sección, tendrán los siguientes significados:
   1. Atención: Tiempo que transcurre entre la solicitud o requerimiento y la asignación de un agente de servicio.
   1. Revisión: Tiempo que transcurre entre el saludo del agente y la primera respuesta con respecto a la solicitud o requerimiento.
   1. Escalamiento: Tiempo que transcurre entre el escalamiento por parte del agente y la revisión del caso por parte de la persona a la cual fue escalado. Este tiempo solo aplica en los eventos en que sea necesario escalar la solicitud o requerimiento del Usuario.
   1. Solución: Tiempo que transcurre entre el saludo del agente y el momento en el cual el caso queda resuelto.
   1. Caso de excepción:

El tiempo de respuesta varía según la criticidad del requerimiento, de la siguiente forma:

Criticidad/Tiempo	Atención	Revisión	Escalamiento	Solución
Crítico	20 minutos	40 minutos	60 minutos	80 minutos
Urgente	1 hora	2 horas	4 horas	8 horas
Medio	4 horas	8 horas	2 días	4 días
Normal	1 día	2 días	3 días	4 días

Los tiempos de respuesta contarán a partir del último mensaje enviado por el Usuario.

• Disponibilidad de la Plataforma: La Plataforma estará disponible un 98.5% del tiempo sobre la base de 24 horas al día 30 días a la semana, excluyendo tiempos fuera por mantenimiento programado.

• No disponibilidad de la Plataforma: Los tiempos de mantenimiento programado se realizarán en las noches y/o fines de semana, con previa comunicación vía e-mail a los usuarios.

• Adaptaciones o desarrollos nuevos: Los tiempos para el desarrollo de adaptaciones, las cuales sean requeridas ante cambios inesperados por parte de las Aseguradoras u otros terceros consultados, serán variables de acuerdo a los cambios requeridos por el Usuario y no contarán como tiempos de indisponibilidad de la Plataforma. Dada la naturaleza de los Servicios, en los casos que las Aseguradoras u otros terceros realicen cambios de sus interfaces utilizadas para las integraciones, se tomara como un nuevo caso de adaptación y no de soporte, dado que se inicia una nueva etapa de análisis y desarrollo, cuyo tiempo de respuesta no puede ser previsto.

• Compensación por fallas en la Plataforma: Agente Motor no compensará al Usuario por fallas en la Plataforma, puesto que Agente Motor presta servicios a los Usuarios cobrando bajo la modalidad de transacción, lo cual genera una auto sanción económica, en la medida en que si la Plataforma falla Agente Motor deja de cobrar por los Servicios.

Política De Privacidad Y Tratamiento De Datos Personales En Calidad De Encargado

AGENTE MOTOR S.A.S., sociedad identificada con NIT. 900.463.287-8, (en adelante, “Agente Motor”), es el Encargado de las Bases de Datos que le suministran sus Usuarios, aliados comerciales y cualquier otro actor que pueda tener la condición de Responsable, quienes con el fin acceder a sus servicios o por cualquier otra causa, entregan sus Bases Datos para la administración, tratamiento y cuidado por parte de Agente Motor.

En la presente Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales en calidad de Encargado (en adelante, la “Política”) se establecen el Tratamiento y procedimientos de las Bases de Datos entregadas en encargo, así como los mecanismos con que los Titulares cuentan para conocer, actualizar, rectificar, suprimir los datos suministrados o revocar la autorización que se otorga con la aceptación de la presente Política y que se vinculan a las políticas de los Responsables para los cuales Agente Motor ejerce el encargo.

¿Cómo puedes entender mejor esta Política?

1. Definiciones. Para el mejor entendimiento y cumplimiento de la presente Política se debes tener en cuenta las siguientes definiciones de carácter legal:
2. Autorización: es el consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.

• Base de Datos: es el conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.

• Datos Anonimizados: son los Datos Personales que no identifican al Titular de manera personal y que pueden utilizarse por Agente Motor para análisis estadísticos.

• Dato Personal privado: es el Dato Personal que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular.

• Dato Personal Semiprivado:  es el Dato Personal que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesarle no sólo al Titular sino a cierto sector o grupo de personas, o a la sociedad en general. Por ejemplo, datos financieros, crediticios, de la actividad comercial o de servicios, de seguridad social, etc.

• Dato Público: Es el Dato Personal calificado como tal, según los mandatos de la ley o de la Constitución Política, y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los Datos Personales relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los Datos Públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

• Datos Sensibles: son los Datos Personales que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos Datos Personales de Menores, Datos Personales que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, como la huella dactilar.

• Encargado del Tratamiento: es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

• Menores: hace referencia a los Titulares menores de dieciocho (18) años, y corresponde a los niños, niñas y adolescentes, cuyos Datos Personales son entregados por sus padres y/o el tutor legal facultado para otorgar la Autorización de sus Datos Personales.

• Reclamo:  es la solicitud que hagas para ejercer sus derechos relacionados con sus Datos Personales.

• Responsable del Tratamiento: es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los Datos Personales.

• Titular: es la persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento, o, el Menor titular sobre el que se otorga Autorización.

• Transmisión: es la entrega de los Datos Personales al Encargado del Tratamiento para que realice Tratamiento sobre los Datos Personales, de acuerdo a las instrucciones que le dé el Responsable del Tratamiento.

• Tratamiento: es cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

• Principios del Tratamiento de Datos Personales. Todas las actividades relacionadas con el Tratamiento de Datos Personales que se encuentran en la Base de Datos de los Responsables deben cumplir con los principios reconocidos por la ley y la jurisprudencia de la Corte Constitucional colombiana, los cuales se resumen a continuación:

• Finalidad: el Tratamiento debe tener un propósito legal de acuerdo con la Constitución y la ley el cual debemos informarte.

• Necesidad y razonabilidad: los Datos Personales que tenga Agente Motor deben ser los necesarios para cumplir las finalidades del Tratamiento.

• Temporalidad: el tiempo durante el cual tratemos los Datos Personales debe ser el necesario para alcanzar la finalidad para la cual los hemos recolectado.

• Libertad: el Tratamiento de los Datos Personales sólo podemos realizarlo con tu autorización previa, expresa e informada. Los Datos Personales que recolectemos no podrán ser obtenidos o divulgados sin su previa Autorización, o sin un mandato legal o judicial.

• Veracidad: la información sujeta a Tratamiento debe ser cierta, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. No daremos Tratamiento a datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

• Transparencia: debemos garantizarte el derecho a obtener de Agente Motor, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de tus Datos Personales y de los Menores a tu cargo en las Bases de Datos de Agente Motor.

• Acceso y circulación restringida: los Datos Personales que no son públicos, solo serán tratados por las personas que necesiten hacerlo para cumplir con la finalidad.

• Seguridad: El Responsable y Encargado del Tratamiento de los Datos Personales debe cumplir con todas las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para dar seguridad a los Datos Personales evitando su modificación, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

• ●        Confidencialidad: todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales que no tengan la naturaleza de públicos, deben garantizar la reserva de la información.

• No discriminación: no realizaremos ningún acto de discriminación por los Datos Personales recaudados.

• Reparación: es nuestra obligación indemnizar los perjuicios causados por las posibles fallas en el Tratamiento de Datos Personales.

• Limitación en la recolección: sólo recolectaremos los Datos Personales que sean necesarios para el cumplimiento de las finalidades del Tratamiento.

• 3.       ¿A qué Datos Personales se les da Tratamiento y como se obtienen?

Agente Motor obtendrá tus Datos Personales cuando un Responsable al que tu previamente le has dado la Autorización para tratarlos, nos los transmite para realizar un Tratamiento específico encargado a Agente Motor por el Responsable.

En algunos casos, Agente Motor podrá pedir expresamente a los Titulares, o a los tutores legales de los Menores, o recolectar de su comportamiento, los Datos Personales que sean necesarios para cumplir la Finalidad de la Base de Datos de los Responsables, si tal labor le ha sido asignada, en su condición de Encargado.

Los Datos Personales podrán ser suministrados explícitamente por los Titulares o sus tutores legales, o recolectados al inicio y/o durante la relación laboral, civil o comercial entre estos, los Responsables y Agente Motor.

Agente Motor recopilará y/o tratará datos considerados como Datos Sensibles en los casos permitidos por la ley y cuando le haya sido dada dicha instrucción por parte del Responsable. Para tales eventos, se informa a los Titulares que no están obligados a suministrar los referidos datos o a autorizar su Tratamiento. Una vez suministrados dichos datos y otorgado el correspondiente consentimiento, los datos serán recopilados y tratados únicamente para las Finalidades descritas en las Políticas de Protección de Datos Personales de los Responsables y en los términos de la Autorización expresa que sea conferida.

• ¿Con qué finalidad tratamos los Datos Personales?

Las finalidades del Tratamiento de las Bases de Datos administradas por Agente Motor están en las Políticas de Protección de Datos de los Responsables y estarán definidas conforme al encargo del Responsable.

Sin perjuicio de lo dispuesto a nivel contractual, Agente Motor en su condición de Encargado, administrando y teniendo en su cuidado tales Bases de Datos, pondrá a disposición de los Titulares o sus tutores legales, las políticas de protección de datos personales de los Responsables, cuando así lo requieran y en cualquier caso, de ser necesario informará a los Titulares sobre tales Finalidades.

• ¿Como la conseguimos la Autorización para tratar tus Datos Personales?

Agente Motor solo realizará el Tratamiento de Datos Personales de los Titulares que hayan conferido su Autorización al Responsable. De manera que es el Responsable el que recopila tu Autorización para que Agente Motor trate tus Datos Personales.

No obstante, si el Responsable encarga la tarea de recolectar la Autorización de Datos Personales, de los Titulares, mediante el suministro de alguno de los Datos Personales en la forma señalada en esta Política, y/o la Autorización expresa verbal o por escrito, entonces los Titulares autorizan expresa e inequívocamente a Agente Motor para recolectar Datos Personales y cualquier otra información que se suministre, así como para realizar el Tratamiento sobre sus Datos Personales, de conformidad con esta Política y la ley.

En cualquier caso, Agente Motor, almacenará debidamente las Autorizaciones que le hayan sido conferidas, y las suministrará al Responsable.

Agente Motor sólo usará, procesará y circulará los Datos Personales y otra información de los Titulares para las Finalidades descritas y para los Tratamientos autorizados en la Política de Tratamiento de los Responsables y para las labores que fue encargada por parte del Responsable y en las leyes vigentes.

• ¿Cómo cuidamos los Datos Personales?

Agente Motor almacenará los Datos Personales de los Titulares de la forma y con las medidas de seguridad que considere más convenientes y adecuadas y concordancia con su Manual de Seguridad de la Información. Las medidas de seguridad con las que cuenta Agente Motor buscan proteger los datos de los Titulares en aras de impedir su adulteración, pérdida, usos y accesos no autorizados. Para ello, Agente Motor de forma diligente implementa medidas de protección humanas, administrativas y técnicas que razonablemente están a su alcance.

Adicionalmente, Agente Motor instruirá a todas aquellas personas que eventualmente tengan acceso a los Datos Personales sobre la forma de manipulación, utilización, manejo de medidas de seguridad y demás, para que dicha información permanezca con el debido manejo y protegida. El uso de los Datos Personales se realizará observando los principios de la ética y buenas prácticas en materia de protección de Datos Personales. para ello, Agente Motor manifiesta expresamente que emplea todos los medios a su alcance para impedir esa utilización irregular o no autorizada de la información confidencial.

• ¿Cuándo eliminamos o suprimimos tus Datos Personales?

Agente Motor en virtud de los principios de finalidad, necesidad, proporcionalidad, y temporalidad, realizará el Tratamiento de Datos Personales de los Titulares conforme a los instruidos por el Responsable. En caso de que cese la relación entre Agente Motor y el Responsable, y de haber sido acordado en este sentido, Agente Motor procederá a realizar la eliminación de las Bases de Datos que le fueron entregadas para su cuidado y encargo.  Tal acto le será notificado al Responsable, y de ser el caso, a los Titulares. Agente Motor elevará las actas y registros que correspondan, respecto de los procesos de supresión y/o eliminación de los Datos Personales de los Titulares, para los efectos de trazabilidad.

• ¿Cuáles son los derechos de los Titulares y cómo se pueden ejercer?

Los Titulares tienen derecho a conocer, actualizar, rectificar tu información, y/o revocar la Autorización para el Tratamiento de sus Datos Personales. Estos tienen derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales. Para esto, Agente Motor o el Responsable necesita establecer previamente la identificación de la persona que pretende ejercer este derecho para evitar que terceros no autorizados accedan a tus Datos Personales.

• Solicitar prueba de la Autorización otorgada, salvo que se trate de uno de los casos en los que no es necesaria la autorización, de acuerdo con el artículo 10 de la ley 1581 de 2012.

• Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus Datos Personales.

• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley.

• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los Datos Personales.

• Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales y de los Menores a su cargo que hayan sido objeto de Tratamiento.

• ▪          Abstenerse de responder las preguntas sobre Datos Sensibles o sobre Datos de Menores. En este caso, se les comunicara que no están obligados a proveer la autorización para el Tratamiento de Datos Sensibles o datos de niños, niñas y adolescentes.

• La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la Autorización no procederá cuando se tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos del Responsable.

• ¿Cómo puedes ejercer tus derechos?

En caso de que el Titular desee ejercer susderechos, deberá enviar un correo electrónico a ayuda@agentemotor.com, el cual será atendido por el área de protección de datos de Agente Motor. Dicho correo deberá estar dirigido a Agente Motor S.A.S. y se deberá especificar: (i) nombre e identificación del Titular o la persona legitimada; (ii) descripción precisa y completa de los hechos que dan lugar al Reclamo; (iii) pretensiones, (iv) dirección física o electrónica para remitir la respuesta; y (v) documentos y demás pruebas pertinentes que quieras hacer valer.

El procedimiento que seguiremos para dicha comunicación será el siguiente:

• Cuando el Titular de losDatos Personales desee consultar la información que reposa en la Base de Datos, Agente Motor responderá la solicitud en un plazo de máximo diez (10) días. En cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, cuando no podamos atender la Consulta dentro de dicho término, informaremos a los Titulares los motivos de la demora y daremos la fecha en que se atenderá tu Consulta, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Igualmente, dentro de los mismos términos dará traslado al Responsable que corresponda del reclamo del Titular, para que se pronuncie sobre el caso, de ser necesario.

• Cuando el Titular considere que la información contenida en las Bases de Datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando crean que Agente Motor está incumpliendo sus deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante Agente Motor, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

• El Reclamo deberá ir dirigido a Agente Motor S.A.S. con los siguientes datos: (i) identificación de los Titulares, (ii) la descripción de los hechos quedan lugar al Reclamo, (iii) la dirección, (iv) se anexarán los documentos que se quieran hacer valer. Si el Reclamo está incompleto, Agente Motor podrá pedir al Titular dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del Reclamo, que lo complete. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el Titular presente la información requerida, entenderemos que el Titular ha desistido del reclamo.
• En caso de que Agente Motor no sea competente para resolver el Reclamo, se lo compartiremos a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informaremos de la situación al Titular. Igualmente, dentro de los mismos términos, dará traslado al Responsable que corresponda del reclamo del Titular, para que se pronuncie sobre el caso, de ser necesario.
• Una vez recibido el Reclamo completo, incluiremos una leyenda que diga «Reclamo en trámite» en el lugar donde esté ubicado el Dato Personal y el motivo del Reclamo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Mantendremos la leyenda hasta que el Reclamo sea decidido.
• Agente Motor atenderá el Reclamo en un plazo máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha en que lo recibió. Cuando no podamos atender el Reclamo dentro de este término, informaremos al Titular los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su Reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Igualmente, dentro de los mismos términos dará traslado al Responsable que corresponda del reclamo titular, para que en su defecto se pronuncie, en caso de ser necesario.

El retiro o supresión de los Datos Personales no procederá cuando exista un deber contractual de permanecer en la Base de Datos deAgente Motor.

En cualquier caso, Agente Motor, solo realiza la representación del Responsable, quien tomará finalmente las decisiones pertinentes frente al Tratamiento de Datos Personales de los Titulares y su las peticiones, Consultas y Reclamos que se presenten, y en todo caso, si el requerimiento no corresponde al Tratamiento de Datos Personales que pudiere haber realizado Agente Motor, Agente Motor remitirá al Responsable la solicitud para que este pueda dar respuesta al Titular de conformidad al procedimiento de esta Política.

1. ¿En qué casos puedes poner una Queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio?

 El Titular podrá imponer quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, pero deberás agotar el trámite de Consulta o Reclamo ante Agente Motor primero como Requisito de Procedibilidad.

1. ¿Cuándo y cómo tratamos Datos Sensibles?

Los datos relacionados con el estado de salud o biométricos de los Titulares son Datos Sensibles, por lo cual, de conformidad con lo dispuesto en las normas vigentes, se informa a los Titulares que no están obligados a suministrar los referidos datos o a autorizar su Tratamiento. Una vez suministrados dichos datos y otorgado el correspondiente consentimiento, dichos datos serán recopilados y tratados únicamente para las Finalidades descritas en las políticas de protección de datos personales del Responsable.

1. ¿Agente Motor podrá transmitir los Datos Personales?

Agente Motor podrá transmitir datos a uno o varios Encargados ubicados dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando así esté autorizado por el Responsable y el Titular de la información, por la ley o por un mandato administrativo o judicial. Para todos los efectos se entiende que con la aceptación de esta política los Titulares y el Responsable consienten que Agente Motor transmita nacional o internacionalmente los datos a sus proveedores de servicios computacionales en la nube, frente a los cuales Agente Motor certifica que se encuentran ubicados en una jurisdicción con un nivel adecuado de protección (i.e., Estados Unidos en virtud del marco Safe Harbor).

1. ¿Qué otra información necesitas conocer?

• Cambios en la política. Cualquier cambio sustancial en la política de Tratamiento será comunicado oportunamente a los Titulares mediante la publicación en nuestros portales web, carteleras o informado mediante correo electrónico o cualquier otro medio que se considere idóneo.

• Actualización de las Bases de Datos de los Responsables. Agente Motoractualizará la información reportada por el Responsable del Tratamiento de Datos Personales dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir del recibo de la solicitud por parte del Responsable o el Titular. Si la solicitud de actualización proviene del Titular, Agente Motor informará de la actualización al Responsable una vez haya sido efectuada y, de ser el caso, también lo informará al Titular.

• Contacto. Cualquier duda o solicitud adicional de información será recibida y tramitada mediante su envío a las direcciones de contacto establecidas en la presente Política de Tratamiento.

• Vigencia. Esta política se encuentra vigente desde su publicación el día 17 de febrero de 2023.

Política De Privacidad Y Tratamiento De Datos Personales

POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

AGENTE MOTOR S.A.S.

AGENTE MOTOR S.A.S., sociedad identificada con NIT. 900.463.287-8, (en adelante, “AGENTE MOTOR”), es una compañía respetuosa de losdatos personales que le suministran sus actuales y potenciales clientes, trabajadores, candidatos, aliados comerciales, proveedores, accionistas, inversionistas, y posibles interesados en los servicios de AGENTE MOTOR, y por eso, ha implementado esta Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales (en adelante, la “Política”) donde te contamos qué Datos Personales tratamos, para qué los tratamos, cuáles son tus derechos como Titular de Datos Personales y los mecanismos que tienes para ejercerlos.

La utilización de la Plataforma de AGENTE MOTOR, la celebración de contratos de trabajo, alianzas comerciales o de prestación de servicios, y/o la aceptación expresa e inequívoca de los términos y condiciones y la Política, implican que aceptas que tratemos tus Datos Personales de acuerdo con lo establecido en esta Política.

¿Cómo puedes entender mejor esta Política?

1. Definiciones. Para que puedas entender mejor la Política, te contamos que significa cada palabra que usamos a lo largo de este documento.

“Aviso de privacidad”: es la comunicación verbal o escrita donde te contamos qué Tratamiento realizamos sobre tus Datos Personales, en qué los usamos, cuáles son tus derechos y cómo puedes ejercerlos.

“Autorización”: es el consentimiento previo, expreso e informado que nos das, para tratar tus Datos Personales.

“Base de Datos”: es el conjunto organizado de Datos Personales que son objeto de Tratamiento.

“Consulta”:  es la solicitud que tú como Titular realizas para conocer la información que tenemos sobre ti en nuestras Bases de Datos.

“Datos Anonimizados”: son los datos que no te identifican de manera personal y que pueden utilizarse por AGENTE MOTOR para análisis estadísticos o agregados.

“Dato Personal”: es cualquier información que sirva para identificarte.

“Dato Personal privado”: es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para ti como Titular.

“Dato Personal Semiprivado”:  es el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesarte no sólo a ti (Titular) sino a cierto sector o grupo de personas, o a la sociedad en general. Por ejemplo, datos financieros, crediticios, de la actividad comercial o de servicios, de seguridad social, etc.

“Dato Público”: es el dato calificado como tal por la ley y todos aquellos que no sean semiprivados, privados o sensibles.

“Dato Sensible”: es el dato que afecta tu intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación, por ejemplo, datos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, como la huella dactilar, entre otros.

“Encargado del Tratamiento”: es la persona natural o jurídica, pública o privada, que realiza el Tratamiento de Datos Personales, a partir de las instrucciones que le da el Responsable del Tratamiento.  AGENTE MOTOR podrá contratar a ciertas personas o empresas para que actúen como Encargados del Tratamiento de tus Datos personales.

“Finalidad”: es el propósito para el cual AGENTE MOTOR tratará tus Datos Personales.

“Fuente”: es la persona, entidad u organización que recibe o conoce Datos Personales de Titulares en virtud de una relación comercial o de cualquier otra índole, y que suministra estos datos a un Operador de información, que a su vez los entrega al Titular.

“Operador”: es la persona, entidad u organización que recibe de la Fuente Datos Personales sobre varios Titulares, los administra y los pone en conocimiento de los Titulares bajo los parámetros de la Ley 1266 de 2008 y otras normas complementarias.

“Plataforma”: se refiere al sitio web y aplicación de AGENTE MOTOR a través de la cual se prestan los Servicios.

“Reclamo”:  es la solicitud que hagas para ejercer tus derechos relacionados con tus Datos Personales.

“Responsable del Tratamiento”: es la persona natural o jurídica, pública o privada que decide sobre el Tratamiento de los Datos Personales, es decir quien determina la finalidad. En este caso, el Responsable de tus Datos Personales es AGENTE MOTOR.

“Requisito de Procedibilidad”: es el paso previo que debes realizar antes de interponer una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio. Este consiste en una reclamación directa al Encargado o Responsable de tus Datos Personales.

“Servicios”: se refiere a los servicios que presta la Plataforma, que consisten en proveer una serie de servicios tecnológicos para que los usuarios puedan: (i) Aumentar sus ventas o ingresos, (ii) Disminuir el costo de sus procesos, (iii) Aumentar la satisfacción de sus clientes. Prestamos un servicio que consiste en poner a disposición del usuario tecnología para automatizar y digitalizar sus procesos.

“Titular”: eres tú, la persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.

“Tratamiento”: es cualquier operación que realicemos sobre tus Datos Personales como la recolección, el almacenamiento, procesamiento, análisis, uso, circulación, transferencia, transmisión, actualización, corrección o supresión de los Datos Personales, entre otros. El Tratamiento puede ser nacional (dentro de Colombia) o internacional (fuera de Colombia).

“Transmisión”: es la entrega de los Datos Personales a un Encargado del Tratamiento para que realice Tratamiento sobre los Datos Personales, de acuerdo a las instrucciones que le dé el Responsable del Tratamiento dentro o fuera del territorio de la República de Colombia.

“Transferencia”: es la entrega de los Datos Personales para que otro Responsable del Tratamiento realice Tratamiento sobre los Datos personales de manera autónoma, dentro o fuera del territorio de la República de Colombia.

• Alcance. Esta Política aplica para todos los Datos Personales en poder de AGENTE MOTOR quien actúa en calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales.

• 3.      Principios del Tratamiento de Datos Personales. El Tratamiento de Datos Personales los haremos de acuerdo con los principios contenidos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012 y en el artículo 4 de la Ley 1266 de 2008, y las normas que las actualicen o modifiquen, los cuales se resumen a continuación:
• Finalidad: el Tratamiento debe tener un propósito legal de acuerdo con la Constitución y la ley el cual debemos informarte.
• Necesidad y razonabilidad: los Datos Personales que tenga AGENTE MOTOR deben ser los necesarios para cumplir las finalidades del Tratamiento.
• Temporalidad: el tiempo durante el cual tratemos los Datos Personales debe ser el necesario para alcanzar la finalidad para la cual los hemos recolectado.
• Libertad: el Tratamiento de los Datos Personales sólo podemos realizarlo con tu autorización previa, expresa e informada. Los Datos Personales que recolectemos no podrán ser obtenidos o divulgados sin tu previa autorización, o sin un mandato legal o judicial.
• Veracidad: la información sujeta a Tratamiento debe ser cierta, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. No daremos tratamiento a datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
• Transparencia: debemos garantizarte el derecho a obtener de AGENTE MOTOR, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de tus Datos Personales en las Bases de Datos de AGENTE MOTOR.
• Acceso y circulación restringida: los Datos Personales que no son públicos, solo serán tratados por las personas que necesiten hacerlo para cumplir con la finalidad.
• Seguridad: El Responsable y Encargado del Tratamiento de los Datos Personales debe cumplir con todas las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para dar seguridad a los Datos Personales evitando su modificación, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• ▪         Confidencialidad: todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales que no tengan la naturaleza de públicos, deben garantizar la reserva de la información.
• No discriminación: no realizaremos ningún acto de discriminación por los Datos Personales recaudados.
• Reparación: es nuestra obligación indemnizar los perjuicios causados por las posibles fallas en el Tratamiento de Datos Personales.
• Limitación en la recolección: sólo recolectaremos los Datos Personales que sean necesarios para el cumplimiento de las finalidades del Tratamiento.

• ¿Cuándo recolectamos tus Datos Personales y qué Datos Personales recolectamos?

Recolección de Datos.AGENTE MOTOR recolecta Datos Personales de los Titulares en los siguientes casos:

• Cuando los Titulares visitan nuestra Plataforma y se encuentran interesados en adquirir los Servicios.
• Cuando los Titulares brindan Datos Personales de forma voluntaria, por ejemplo, al adherirse a los correos electrónicos de AGENTE MOTOR.
• Cuando los Titulares diligencian formularios en páginas web u otras fuentes de información.
• Cuando los Titulares están interesados en formar parte del equipo de AGENTE MOTOR y mandan su hoja de vida o se someten a un proceso de selección.
• Cuando vas a celebrar un contrato de cualquier tipo con AGENTE MOTOR, por ejemplo, laboral, de prestación de servicios, de alianza comercial, de sociedad, mandato o cualquier otro tipo.

Información recolectada: AGENTE MOTOR podrá pedirte o recolectar, salvo las excepciones relacionadas con datos sensibles o datos de niños, niñas y adolescentes, los datos que sean necesarios para cumplir la finalidad, los cuales son –entre otros- los siguientes: 

• Datos que recolectamos de todos los Titulares: nombre y apellidos, nacionalidad, edad, estado civil, número de identificación y fotocopia del documento de identidad, fecha y lugar de nacimiento, dirección de correspondencia, teléfono de contacto, correo electrónico, fotografías recientes, sexo, Datos Personales que AGENTE MOTOR reciba de terceros entre ellos centrales de información financiera, comercial y crediticia y Operadores de información de seguridad social autorizados por el Ministerio de Salud y Protección Social (Operadores de información de la PILA), entre otros, imágenes recolectadas a través de sistemas de videovigilancia ubicados en las instalaciones de AGENTE MOTOR y, cualquier otro dato que fuere necesario para lograr las finalidades descritas en la Política.

• Datos que recolectamos de los candidatos, trabajadores y accionistas de AGENTE MOTOR: adicional a los datos mencionados en “datos que recolectamos de todos los Titulares”, también recolectaremos libreta militar, tarjeta profesional, historial laboral, clínica o de salud, académica y patrimonial, referencias, información judicial o disciplinaria, historia clínica ocupacional, lugar de trabajo cargo o profesión del Titular y de su cónyuge o compañero permanente y de sus parientes, hoja de vida, certificado de afiliaciones a la EPS, fondo de pensiones y cesantías, y, cualquier otro dato que fuere necesario para lograr las finalidades descritas en la Política.

• Datos que recolectamos de nuestros aliados y proveedores: adicional a los datos mencionados en “datos que recolectamos de todos los Titulares”, también recolectaremos datos del representante legal, referencias, antecedentes comerciales, composición accionaria, datos de sus trabajadores o colaboradores con los que AGENTE MOTOR tenga contacto, permisos y autorizaciones requeridos para proveer servicios o vender productos, y, cualquier otro dato que fuere necesario para lograr las finalidades descritas en la Política y una adecuada prestación de los Servicios.

• Datos que recolectamos de nuestros clientes: adicional a los datos mencionados en “datos que recolectamos de todos los Titulares”, también recolectaremos información financiera (ingresos y gastos), información de deudas, información de capacidad de pago, score crediticio, información comercial, antecedentes judiciales y penales, historial de navegación en la Plataforma, historial de compras, historial de casos abiertos con servicio al cliente, información que reposa en los burós de crédito o centrales de riesgo y, cualquier otro dato que fuere necesario para lograr las finalidades descritas en la Política.

Datos de carácter sensible y su tratamiento. En algunos casos, AGENTE MOTORrequerirá realizar el Tratamiento de algunos Datos Sensibles como la foto de tu cédula que contiene tu huella y tus fotos, y en algunos casos requiere el análisis de dicha información a través de técnicas biométricas.

Sin embargo, AGENTE MOTOR solo recopilará y tratará Datos Sensibles en los casos permitidos por la ley. En estos casos, te informaremos que no estás obligado a suministrar Datos Sensibles o a autorizar su Tratamiento. Si no estuvieras en disposición de autorizar el Tratamiento de tus Datos Sensibles, AGENTE MOTOR no podrá continuar con el proceso de validación de identidad, y por ende le será imposible continuar con algunos Servicios, si esto sucede, te lo comunicaremos oportunamente. Si nos das tu autorización para tratar tus Datos Sensibles, los recopilaremos y trataremos únicamente para las finalidades descritas en esta Política.

Datos personales relacionados con menores de edad. AGENTE MOTOR sólo usará, almacenará y realizará tratamiento de Datos Personales de menores de edad que sean de naturaleza pública. La finalidad de dicho tratamiento será únicamente la de planear y realizar actividades relacionadas con el bienestar personal y familiar de los trabajadores. A los servicios de AGENTE MOTOR, únicamente podrán acceder mayores de edad.

Datos de imagen. Con el hecho de participar en cualquier videoconferencia patrocinada por AGENTE MOTOR, aceptas y autorizas que tus nombres e imágenes aparezcan en los programas, publicaciones y demás medios publicitarios y en general en todo material de divulgación con fines promocionales o comerciales que AGENTE MOTOR desee hacer durante el término de 50 años, sin que ello implique la obligación de remunerar o compensar tu participación. Con la aceptación de esta Política renuncias a cualquier reclamo ante AGENTE MOTOR por derechos de imagen.

• 5.      ¿Para qué recolectamos tus Datos Personales?

Generalidades de la Finalidad. AGENTE MOTOR realizará el Tratamiento de los Datos Personales de acuerdo con las condiciones establecidas por el Titular para el desarrollo de su actividad económica. En general, AGENTE MOTOR recolectará, almacenará, organizará, circulará, usará, transmitirá y transferirá los Datos Personales de acuerdo con las finalidades que se establecen a continuación:

• Finalidades comunes a todos los Titulares: Cumplir con el objeto social de AGENTE MOTOR;conservar y administrar la información de la relación laboral, civil o comercial de los Titulares;dar cumplimiento a los deberes legales, contables, comerciales y regulatorios que le aplican a AGENTE MOTOR;acceder, recolectar y procesar los datos personales que AGENTE MOTOR reciba de terceros, entre ellos centrales de información financiera, comercial y crediticia y Operadores de información, entre ellos operadores de seguridad social autorizados por el Ministerio de Salud y Protección Social (Operadores de Información del PILA) y centrales de información crediticia; controlar y preservar la seguridad de las personas, bienes e información de AGENTE MOTOR;cumplir el objeto de la relación laboral, comercial o civil que AGENTE MOTOR tenga con los Titulares; alojar los Datos Personales del Titular en los servidores de AGENTE MOTOR; cuando la información deba ser revelada para cumplir con leyes, regulaciones o procesos legales, para detener o prevenir fraudes, ataques a la seguridad de AGENTE MOTOR o de otros, así como para prevenir problemas técnicos o proteger los derechos de otros; prevenir y constatar la comisión de delitos o conductas delictivas por parte de los Titulares, para lo cual se podrán consultar distintas bases de datos, listas restrictivas nacionales e internacionales y fuentes, tales como bases de datos de la Policía Nacional, Contraloría, Interpol, FBI, OFAC, entre otras, así como las redes sociales correspondientes; cumplir con las regulaciones de prevención contra el lavado de activos y financiación del terrorismo; mantener comunicación directa con los Titulares para temas relacionados con su situación laboral, civil o comercial y para efectos contractuales, informativos y comerciales; la realización de análisis estadísticos, comerciales, financieros, sociales, administrativos o técnicos; compartir la información con autoridades gubernamentales o entidades reguladoras según lo requiera la ley aplicable o de acuerdo con una orden administrativa, de un tribunal o similar; comprobación y verificación de la identidad y antecedentes penales, disciplinarios, financieros y crediticios de los Titulares; transmitir, transferir y suministrar la información y los Datos Personales de los Titulares a la casa matriz o demás empresas del grupo empresarial de AGENTE MOTOR, si lu hubiere, con el fin de que estas almacenen, consulten o actúen como Encargados o Responsables de los Datos Personales según el caso; contactar al Titular a través de internet o de llamadas telefónicas, correspondencia física y telefónica, mensaje de texto, WhatsApp, Instagram, Facebook, Twitter, LinkedIn, Telegram, Messenger o cualquier otra red social y/o plataforma de videoconferencia con el fin del desarrollo contractual; transmitir, transferir y suministrar la información y Datos Personales de los Titulares a aliados comerciales o a otras sociedades o personas nacionales y/o internacionales que AGENTE MOTORencargue para realizar el Tratamiento de la información y cumplir con las finalidades descritas en esta Política y el objeto de la relación comercial o civil con los Titulares, o para que dichos terceros asuman la posición de Responsables; realizar actividades de mercadeo, como lo son estudios de mercado, y realizar actos de promoción de servicios, entre otros conceptos similares; transmitir, transferir y suministrar la información y Datos Personales de los Titulares a terceros nacionales o internacionales, en aquellos casos en que AGENTE MOTOR tenga el interés de comercializar en cualquier forma los Datos Personales como un activo de naturaleza comercial; atender Consultas, peticiones, solicitudes, acciones y Reclamos, hechas por el Titular; transmitir, transferir y suministrar la información y Datos Personales de los Titulares a aquellos terceros Encargados o Responsables del Tratamiento, en aquellos casos en que se presente sustitución patronal o en aquellos casos en que AGENTE MOTOR ceda su posición contractual, o cuando sea parte de un proceso de adquisición o integración empresarial; realizar invitaciones a eventos; los Datos Personales podrán ser utilizados, entre otros, como prueba en cualquier tipo de proceso.

• Finalidades para las cuales tratamos los Datos Personales de los candidatos, trabajadores, accionistas e inversionistas de AGENTE MOTOR: Proteger la salud de los trabajadores y contratistas de AGENTE MOTOR; verificar conflictos de intereses, así como inhabilidades o incompatibilidades; seleccionar personal, administrar contrataciones, manejar las relaciones laborales y sociales y otorgar beneficios a sus trabajadores por sí mismo o a través de terceros, así como permitir el acceso de los trabajadores a los recursos informáticos de AGENTE MOTOR; llevar un registro de las sanciones disciplinarias impuestas a contratistas y empleados de AGENTE MOTOR; para realizar aportes al sistema general de la seguridad social; transmitir, transferir y suministrar la información y Datos Personales de los Titulares a terceros, con el fin de dar referencias laborales y/o profesionales sobre los Titulares; evaluar y desarrollar procesos de selección y su histórico; para el ejercicio de desarrollo de los derechos de los accionistas y de la operación de la asamblea general de accionistas, entre otros.

• Finalidades para las cuales tratamos los Datos Personales de nuestros proveedores y aliados: Realizar reportes ante las bases de datos de Operadores de información crediticia y de naturaleza comercial; para dar referencias comerciales; para gestionar el pago de sumas remuneradas, comisiones, descuentos y retenciones de naturaleza tributaria o parafiscal; para el envío de facturas; para emitir constancias contractuales o comerciales.
  • Finalidades para las cuales tratamos los Datos Personales de nuestros clientes: Para consultar la información de los Titulares en burós de crédito o centrales de riesgo y determinar el perfil de riesgo del Titular, cumplir con la propuesta de valor y el nivel de servicio ofrecido a cada cliente; transmitir, transferir y suministrar, a título gratuito u oneroso, la información y Datos Personales de los Titulares a aliados comerciales nacionales y/o internacionales para que estos contacten a los Titulares para ofrecerles sus productos, información o servicios que a juicio de AGENTE MOTOR puedan ser de interés del Titular; para realizar reportes ante las bases de datos de Operadores de información crediticia y de naturaleza comercial; reportar a las centrales de información, sobre el cumplimiento o incumplimiento de las obligaciones por concepto de la prestación del Servicio o por cualquier otra obligación que haya adquirido con AGENTE MOTOR, o quien este designe; mejorar servicios, y todas aquellas actividades asociadas a la relación comercial o vínculo existente o por existir con AGENTE MOTOR, así como evaluar la necesidad de nuevos servicios y productos para nuestros clientes; contactar al Titular a través de correo electrónico para el envío de cuentas de cobro o facturas y estados de cuenta en relación con las obligaciones derivadas del contrato celebrado con AGENTE MOTOR; para ejecutar acciones de perfilamiento comercial, prospección, hábitos de consumo, analítica, identificación de tendencias de mercadeo, definición de patrones, con o sin uso de herramientas de inteligencia artificial, entre otros métodos de aprovechamiento de datos con el propósito de mejorar los Servicios; definir perfiles de consumo de los clientes, con el fin de realizar análisis estadísticos o mejorar los procesos de mercadeo y venta de los servicios de AGENTE MOTOR; para realizar estudios y estrategias de mercadeo y publicidad; para realizar labores de mercadeo y remitir publicidad de AGENTE MOTOR y/o de terceros aliados comerciales; hacer seguimiento de los comportamientos de cliente dentro de la Plataforma y determinar intenciones del cliente; para optimizar las funcionalidades de la Plataforma; realizar modelos de riesgos y análisis de crecimiento de negocio; para gestiones de cobranza o remuneración; para validar la información del Titular en listas restrictivas a través de herramientas de validación de identidad; informar sobre el alcance y características de los Servicios de AGENTE MOTOR, soluciones nuevas y existentes.

Transmisión y Transferencia de Datos Personales: AGENTE MOTOR podrá transmitir Datos Personales a uno o varios Encargados ubicados dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, sin previa autorización, y también podrá transferir Datos Personales a uno o varios Responsables cuando tú nos autorices para esto, o cuando la ley o un mandato administrativo o judicial nos lo ordene. Con la aceptación de esta Política nos autorizas a transferir o transmitir tus Datos Personales a nuestros aliados, proveedores, a nuestra Sociedad Matriz o prestadores de servicios computacionales en la nube únicamente para las Finalidades establecidas en esta Política.Es importante aclararte, que en caso de que AGENTE MOTOR transmita tus datos a terceros, aquellos tratarán tus Datos Personales de acuerdo a esta Política, pero si transferimos tus Datos Personales, tus Datos Personales se tratarán de conformidad con su la política de protección de datos del nuevo Responsable.

• ¿Qué sucede con la autorización que nos das para tratar tus Datos Sensibles o si vamos a usar tus Datos Personales para otra Finalidad?

Autorización para el Tratamiento de Datos Sensibles: Cuando AGENTE MOTOR recolecte Datos Sensibles o de menores de edad se deben cumplir los siguientes requisitos:

• Tu Autorización debe ser explícita;
  • Te informaremos que no estás obligado a autorizar el Tratamiento de dicha información.
  • Te informaremos de forma explícita y previa qué Datos Sensibles vamos a tratar y la Finalidad del Tratamiento;

Autorización para nuevos usos o finalidades: AGENTE MOTOR solicitará tu Autorización para nuevos usos de tus Datos Personales, para lo cual publicaremos los cambios en la Política en nuestra Plataforma o en cualquier medio que estimemos conveniente, y te notificaremos sobre el cambio. En caso de que no estés de acuerdo con las nuevas Finalidades, podrás revocar la Autorización y suprimiremos tus Datos Personales, en caso de que no tengamos ningún deber legal de conservarlos.

Abstención de toma de Datos referidos a antecedentes penales. AGENTE MOTOR únicamente tratará tus Datos Personales que tengan que ver con los antecedentes penales con el único y exclusivo fin de garantizar legalidad de sus operaciones, la seguridad de AGENTE MOTOR y de sus grupos de interés, y para prevenir fraude y operaciones de lavado de activos y financiación del terrorismo.

• ¿Qué es el Aviso de Privacidad y para qué lo usamos?

Aviso de Privacidad. Mediante el Aviso de Privacidad que aparecerá en nuestra Plataforma o en nuestras instalaciones, te informaremos sobre la existencia de nuestras políticas y procesos de Tratamiento de Datos Personales, así como las características del Tratamiento que le daremos a tus Datos. Este aviso tendrá la siguiente información: (i) identidad, domicilio y datos de contacto de AGENTE MOTOR; (ii) tipo de Tratamiento al cual serán sometidos tus Datos Personales y su finalidad; y (iii) los mecanismos generales dispuestos por AGENTE MOTOR para que conozcas la Política de Tratamiento y los mecanismos para la consulta de tus Datos Personales. AGENTE MOTOR conservará copia del modelo de Aviso de Privacidad que competiremos contigo mientras se lleve a cabo el Tratamiento de los Datos Personales y perduren las obligaciones que de éste deriven. AGENTE MOTOR o el Encargado podrá emplear medios informáticos, electrónicos o cualquier otra tecnología para el almacenamiento del modelo. El Aviso de Privacidad de Tratamiento de los Datos Personales está para la disposición y consulta a través de la Plataforma.

• ¿Qué son las “Cookies” y para que las usamos?

Cookies. Una cookie es un fichero (archivo) inofensivo que se descarga en tu dispositivo al acceder a determinadas páginas web. Las cookies nos permiten, entre otras cosas, almacenar y recuperar información sobre los hábitos y tendencias de navegación de un usuario o de su equipo de cómputo. AGENTE MOTOR utiliza cookies propias y de terceros.

Información que almacenan las cookies. Las cookies almacenan información de carácter técnico, como, por ejemplo, preferencias personales, personalización de contenidos, información que has llenado previamente en un formulario para evitar que la tengas que volver a llenar, tus interacciones con nuestra Plataforma, entre otra información que nos permite recordarte.

Finalidades para las cuáles utilizamos la información recolectada a través de cookies. AGENTE MOTOR utiliza cookies para brindarte un servicio de alto valor agregado pues guarda tus preferencias, la forma, tiempo y modo en que utilizas nuestra Plataforma, así como toda la información que pueda ser de utilidad para realizar seguimiento a tus hábitos de consumo. También las utilizamos para personalizar tu experiencia de navegación, para generar métricas y analíticas acerca de los visitantes de nuestra Plataforma y reunir información que permita hacer mejoras de contenido y servicios. No recopilaremos datos de número de tarjetas débito o crédito, u otra información de carácter financiero o crediticio. Puedes rechazar el uso de cookies mediante la configuración apropiada de tu navegador, sin embargo, debes saber que si lo haces, no realizaremos ningún seguimiento sobre tu información cuando visites nuestra Plataforma, y esta puede no funcionar adecuadamente. Si escoges desactivar las cookies, sólo usaremos una cookie en tu navegador para recordar tu preferencia de no utilizar cookies.

• ¿Qué estás manifestando cuando haces click en “autorizo el tratamiento de mis Datos Personales” de acuerdo con la Política de Tratamiento de Datos Personales de AGENTE MOTOR?

Manifestaciones de los Titulares de los Datos Personales. Al momento de suministrar voluntariamente tus Datos Personales y/o conceder la autorización por escrito, manifiestas que:

• Voluntariamente nos suministras tus Datos Personales y nos autorizas expresa e inequívocamente para recolectar tus Datos Personales y cualquier otra información que suministres, y para realizar cualquier otro Tratamiento sobre tus Datos Personales, de acuerdo con lo que señala esta Política.
• Fuiste informado y entiendes que los Datos Sensibles son aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación. Así mismo, que ellos pueden identificarse como los de origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, datos relacionados con el estado de salud, la vida sexual y los datos biométricos.
• Fuiste informado de que, en caso de recolección de Datos Sensibles, tienes derecho a no entregar los datos solicitados y entiendes y aceptas que en algunos casos, si no nos otorgas la autorización para el Tratamiento de tus Datos Personales, no podremos continuar con la validación de tu identidad, y por ende no podremos prestar nuestros Servicios.
• Fuiste informado acerca de las finalidades para las cuales se utilizarán tus Datos Personales y Datos Sensibles recolectados, los cuales se encuentran descritos en esta Política.
• Fuiste informado y comprendes las medidas de seguridad que AGENTE MOTOR implementa para brindar protección a los Datos Personales que recolecta y, por tanto, aceptas las mismas.
• Fuiste informado acerca de tus derechos en relación con tus Datos Personales y mecanismos para ejercerlos.
• Si eres cliente, fuiste informado de que celebrarás o tienes vigente un contrato con AGENTE MOTOR, y por esto AGENTE MOTOR necesita estar en permanente contacto contigo y tu derecho a actualizar tus Datos Personales, estará sujeto a que verifiquemos que en realidad tienes acceso al nuevo dato de contacto que nos estás suministrando.

1. ¿Durante cuánto tiempo trataremos tus datos?

Término de la Autorización: Trataremos tus Datos Personales desde que nos otorgas la Autorización, hasta el día en que AGENTE MOTOR se disuelva y se liquide o hasta que se termine la finalidad para la cual fueron recolectados los Datos Personales.

1. 11.  ¿Cómo cuidamos tus Datos Personales?

Medidas de seguridad para la protección de los Datos Personales y otra información.Las medidas de seguridad con las quecuenta AGENTE MOTOR buscan proteger los datos de los Titulares para impedir su adulteración, pérdida, usos y accesos no autorizados. AGENTE MOTOR de forma diligente implementa medidas de protección humanas, administrativas y técnicas que razonablemente están a su alcance, tal y como contar con un sistema de gestión de accesos y compartir la información de manera cifrada, entre otros. Mediante esta Política aceptas expresamente estas formas de protección y declaras que las consideras convenientes y suficientes para proteger tus Datos Personales.

Política para la eliminación y/o supresión de Datos Personales. Una vez cumplida la Finalidad del Tratamiento de tus Datos Personales, y siempre que no haya un deber contractual o legal que lo impida, AGENTE MOTOR procederá a la supresión o eliminación de tus Datos Personales, conforme a los siguientes parámetros:

• AGENTE MOTOR evaluará anualmente la información que tiene de los Titulares, y de acuerdo con sus características y su estado, procederá a elegir aquellos datos que considere a su discreción que deben ser suprimidos o eliminados.  Para esto, tendrá en cuenta si existen derechos en cabeza de los Titulares que impidan la supresión de los Datos Personales o si existen deberes legales, contractuales o constitucionales que impidan la eliminación.
• AGENTE MOTOR informará previamente a los Titulares la decisión y el fundamento de la supresión de sus Datos Personales quienes, mediante los canales habilitados, podrán ejercer su derecho a interponer Consultas, peticiones o Reclamos respecto de dicha decisión dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la notificación. Las Consultas, peticiones o Reclamos seguirán los procedimientos establecidos en esta Política. En el evento que no haya Reclamo o petición alguna en relación con la decisión se procederá a la supresión.
• AGENTE MOTOR elevará las actas y registros que correspondan respecto de los procesos de supresión y eliminación de los Datos Personales de los Titulares, para los efectos de trazabilidad del procedimiento. 

Confidencialidad, derechos fundamentales y anonimización de los Datos Personales. AGENTE MOTOR es respetuoso de los derechos fundamentales a la intimidad, a la libertad de expresión y al buen nombre y honra de los Titulares, razón por la cual, tomará las medidas que considere pertinentes en materia de confidencialidad, tales como las siguientes: 

• ▪         Se abstendrá de divulgar parcial o totalmente la información confidencial recibida a cualquier persona natural o jurídica, entidades gubernamentales o privadas, que no haya sido autorizada previamente.
• Se abstendrá de utilizar, explotar, emplear, publicar o divulgar la información confidencial en una forma diferente a la autorizada en la Política.
• Instruirá a todas aquellas personas que eventualmente tengan acceso a la información confidencial sobre la forma de manipulación, utilización, manejo de medidas de seguridad y demás, para que dicha información permanezca con el debido manejo y protegida.
• El uso de la información confidencial se realizará observando los principios de la ética y buenas prácticas en materia de protección de Datos Personales.
• AGENTE MOTOR realizará la anonimización de los Datos Personales de los Titulares, cuando considere que pueden afectar su derecho a la intimidad, buen nombre y honra. En todo caso, AGENTE MOTOR, a petición los Titulares y presentándose las razones para ello, realizará la correspondiente anonimización de cualquier Dato Personal.

Políticas de veracidad y calidad de la información.En desarrollo del principio de veracidad y calidad de la información, AGENTE MOTOR tomará las medidas necesarias para que la información que conste en sus Bases de Datos sea cierta, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Por tal razón, solicita a los Titulares la información que sea necesaria e integral para las Finalidades del Tratamiento respectivo. Igualmente, solicitará los soportes necesarios, para que la información de sus Bases de Datos sea comprobable y cierta. Para los efectos anteriores, AGENTE MOTOR implementara las siguientes medidas:

• Tomará todas las medidas para que, en la recolección de la información de los Titulares, se obtenga información completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. En tal sentido, implementará medidas de debida diligencia en los medios de recolección de datos para tales fines.
• Se abstendrá de realizar el Tratamiento de Datos Personales de los Titulares, con información parcial, incompleta, fraccionada o confusa.
• Verificará la identidad de los Titulares y de la información que le sea suministrada, solicitando los documentos de acreditación que sean necesarios en cada caso particular, pudiendo solicitar entre otros, los siguientes: Cédula de ciudadanía, RUT, antecedentes judiciales y de policía, historial crediticio, certificaciones de entidades privadas y/o públicas.

1. ¿Cuáles son tus derechos como Titular y cómo puedes ejercerlos?

Derecho de los Titulares. Tienes derecho a conocer, actualizar, rectificar tu información, y/o revocar la Autorización para el Tratamiento de tus Datos Personales. Acá te contamos en detalle cuáles son tus derechos:

• ▪         Conocer, actualizar y rectificar tus Datos Personales. Para esto, necesitamos establecer previamente la identificación de la persona que pretende ejercer este derecho para evitar que terceros no autorizados accedan a tus Datos Personales. En caso de que vayas a actualizar tus Datos Personales, primero debemos verificar que tengas acceso a los nuevos Datos Personales que nos vas a suministrar, de manera que implementaremos un mecanismo que nos permita constatar esto, en caso de que no logremos verificarlos, sólo podrás actualizar uno de tus datos de contacto (correo electrónico, teléfono, cuenta bancaria entre otros). Lo anterior, debido a que necesitamos mantener un canal de comunicación directa contigo, para efectos de cumplir con nuestras obligaciones contractuales y tú con las tuyas.
• Solicitar prueba de la Autorización otorgada, salvo que se trate de uno de los casos en los que no es necesaria la autorización, de acuerdo con el artículo 10 de la ley 1581 de 2012.
• Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a tus Datos Personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión tus Datos Personales.
• Acceder en forma gratuita a tus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
• ▪         Abstenerse de responder las preguntas sobre Datos Sensibles o sobre datos de las niñas, niños y adolescentes. En este caso, te comunicaremos que no están obligados a proveer la autorización para el Tratamiento de Datos Sensibles o datos de niños, niñas y adolescentes.
• La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la Autorización no procederá cuando tengas un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos de AGENTE MOTOR.
• AGENTE MOTOR te garantiza que el marketing directo o el estudio de mercado que recibas por correo electrónico brindará medios sencillos para que no recibas más esa comunicación por correo electrónico si no quieres. Por ejemplo, en el correo electrónico, AGENTE MOTOR te brindará un vínculo para «cancelar la suscripción» o un correo electrónico para enviar una solicitud de exclusión. En estos casos, no necesariamente se removerán tus Datos Personales de las Bases de Datos, sino que se tendrá presente y se respetará el cambio en las preferencias de marketing directo.

Procedimiento para ejercer tus derechos. En caso de que desees ejercer tusderechos, deberás enviar un correo electrónico a ayuda@agentemotor.com, el cual será atendido por el área de protección de datos de AGENTE MOTOR. Dicho correo deberá estar dirigido a AGENTE MOTOR S.A.S. y se deberá especificar: (i) nombre e identificación del Titular o la persona legitimada; (ii) descripción precisa y completa de los hechos que dan lugar al Reclamo; (iii) pretensiones, (iv) dirección física o electrónica para remitir la respuesta; y (v) documentos y demás pruebas pertinentes que quieras hacer valer.

El procedimiento que seguiremos para dicha comunicación será el siguiente:

• Cuando el Titular de losDatos Personales desee consultar la información que reposa en la Base de Datos, AGENTE MOTOR responderá la solicitud en un plazo de máximo diez (10) días. En cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, cuando no podamos atender la Consulta dentro de dicho término, informaremos a los Titulares los motivos de la demora y daremos la fecha en que se atenderá su Consulta, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
  • Cuando el Titular considere que la información contenida en las Bases de Datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando crean que AGENTE MOTOR está incumpliendo sus deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante AGENTE MOTOR, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

• El reclamo deberá ir dirigido a AGENTE MOTOR S.A.S. con los siguientes datos: (i) identificación de los Titulares, (ii) la descripción de los hechos quedan lugar al Reclamo, (iii) la dirección, (iv) se anexarán los documentos que se quieran hacer valer. Si el Reclamo está incompleto, AGENTE MOTOR podrá pedir al Titular dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del Reclamo, que lo complete. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el Titular presente la información requerida, entenderemos que el Titular ha desistido del reclamo.
• En caso de que AGENTE MOTOR no sea competente para resolver el Reclamo, se lo compartiremos a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informaremos de la situación al Titular.
• Una vez recibido el Reclamo completo, incluiremos una leyenda que diga «Reclamo en trámite» en el lugar donde esté ubicado el Dato Personal y el motivo del Reclamo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Mantendremos la leyenda hasta que el Reclamo sea decidido.
• AGENTE MOTOR atenderá el Reclamo en un plazo máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha en que lo recibió. Cuando no podamos atender el Reclamo dentro de este término, informaremos al Titular los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su Reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. El retiro o supresión de los Datos Personales no procederá cuando exista un deber contractual de permanecer en la Base de Datos deAGENTE MOTOR.

Quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio: Podrás imponer quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, pero deberás agotar el trámite de Consulta o Reclamo ante AGENTE MOTOR primero como Requisito de Procedibilidad.

1. ¿Qué deberes tiene AGENTE MOTOR respecto del Tratamiento de tus Datos Personales?

Deberes de AGENTE MOTOR en su calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales. AGENTE MOTORestá obligada a cumplir los deberes impuestos por la ley. Por ende, debe obrar de tal forma que cumpla con los siguientes deberes:

• Garantizarte, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio de tus derechos mencionados en esta Política.
• Tratar tus Datos Personales de acuerdo a los principios establecidos en esta Política.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Actualizar la información cuando sea necesario.
• Rectificar tus Datos Personales cuando ello sea procedente.
• Suministrar al Encargado del Tratamiento únicamente los Datos Personales cuyo Tratamiento esté previamente autorizado.
• Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Comunicar de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los Datos Personales que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
• Informar de manera oportuna al Encargado del Tratamiento las rectificaciones realizadas sobre los Datos Personales para que éste proceda a realizar los ajustes pertinentes.
• Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de tus Datos Personales.
• Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
• ▪         Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

1. ¿Qué otra información necesitas conocer?

Contacto. Cualquier duda o información adicional será recibida y tramitadamediante su ayuda@agentemotor.com.

Cambios en la política de Tratamiento y protección de Datos Personales. Cualquier cambio sustancialen la Política, te la comunicaremos oportunamente mediante la publicación de la nueva versión en nuestra Plataforma y solicitaremos tu autorización, a través del mismo medio.

Última actualización: Esta Política se actualizó por última vez el 17 de febrero de 2023.